最近经常有同事和我聊天说，自己工作得非常辛苦却没什么进步，每天都有加不完的班，感觉迷茫又焦虑。

仔细想想，到底是工作量太大？老板太苛刻？还是自己效率低，工作方法有问题？

分析下来，很多时候是因为没学会如何聪明地做事，掌握正确的工作方法，才让自己每天累得半死。

为此特整理如下12种可以优化工作流程和提高效率的方法，助你更高效轻松地完成工作。

1.做日／周工作计划并经常回顾

首先，不管习惯用什么软件，一定得给自己制定个日／周工作计划，或者是正在进行的项目计划。

其次，针对每一项工作或项目任务：我们都要详细标注开始和截止时间、交付物是什么、需要对接的有哪些部门和同事、有什么样的KPI等等……

因为这样做：方便我们定期回顾任务的状态，是待开始、进行中、延误还是取消。有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

例如：

我个人比较喜欢用甘特图来搞清楚项目的剩余任务，评估工作进度，如下图：

附上这个甘特图小工具的地址，如有需要可以自取：甘特图-工作任务

注意：制定工作计划的目的就是为了执行。工作计划就像是一个框架，只有把工作条理清晰地放在框架里，才能从工作的各个方面有一个完整的分析评估，对可能出现的突发问题有一个心理预期和应急手段，如果不制定工作计划，而是随着天马行空的方式去进行工作推进，到最后出现的结果可能会是杂乱无章，纰漏百出的情况。

2.会议前的高效准备

在工作中，我经常会看到一些人：在参加会议时匆忙坐下，一脸茫然地看着主持人。

当他们被问到项目进展时，总是一副支支吾吾的样子，一看就是没有做什么准备。

根据我多年的观察，能做到高效会议的团队少之又少。会议的低效主要源自会前准备不充分，通用的会前准备要求：

• 会议组织者：将会议资料提前告知参会者，预留的时间应该足够参会者阅读会议相关资料、整理自己的会议观点和发言内容。

• 参会者：阅读资料，梳理自己的观点，最好形成逻辑性强的要点（一、二、三），便于其他参会者快速了解你的观点。

会前 4 件事：

（1）选定会议主持人

一般由部门的领导担任，也可由团队成员轮流担任。后者的好处是，可以培养团队成员的组织领导能力。

（2）提前约会议室

会议室预约小工具：会议管理

一定要预先约会议室，一个公司的业务部门，召开周会的时间，通常是在周一上午，难免会遇上周会高峰期。但是会议室资源往往有限。

（3）会议资料，提前准备

参会人员应提前写好周总结，才能保证会议高效。

总结内容包括：目标达成情况？工作中存在的优点是什么？工作中存在的不足是什么，如何改进？下周的目标是什么？达成目标的具体措施是什么等。

（4） 确定周会事项

会议主持人首先做好周会的主题、目标、互动的准备工作。固化一个大家都很熟悉的流程，让大家都知道会议时长。

3.学会判断任务优先级

职场中，我们每天手头的工作都很多。其中既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的。

因此我们的脑子里都会有一个四象限：按照重要程度和紧急程度区分好今天所要做的事情：

• 重要性【重要vs.不重要 】

• 紧迫性【紧急vs.不紧急】

根据以上这两个维度，可以把事情划分出4个象限。再将待办事项，相对应地放入这4个象限中。其中紧急而重要的事情一定是最有优先级、需要马上处理的！

也就是说，纵使工作琐琐碎碎，也得分得清轻、重、缓、急，知道今日完成事情大概的顺序与节奏，什么适合放在需要高度集中的上午，什么适合放在不需要脑子即可完成的摸鱼时间段。

⚠️一个真实的提示：给自己排布任务的时候，千万别把自己想成机器，随时都能平稳高效地工作。人会有情绪、会疲劳、会有各种意外的状况发生，因此一定要给自己安排好休闲和放松的时间。效率的提升不在于持续加班，而在于有张有弛，节奏到位才能一气呵成。

4.邮件/电话/微信等多种沟通渠道并用

“电子邮件”已经成为企业内部交流和沟通的重要工具。工作中发送文件、会议通知、讨论问题、汇报工作，都无一例外需要通过邮件去完成。

但如果你只依赖邮件一个沟通渠道。就会发现：有时真的达不到预期，尤其是对重要或紧急的工作。

其实道理很简单：因为邮件不是即时通讯系统。人们不会随时在线，或随时回应。比如：会议中或外出时间，就无法做到随时回复。所以如果遇到紧急重大问题或通知，就需要打电话确认。

接下来从邮件VS电话VS微信的优缺点以及使用情况来说一说，建议大家根据需求选择不同的沟通方式，不要只依赖邮件。

邮件：

缺点1：不便操作。现有的手机平台编写邮件的能力几乎和聊天工具一致，不能完全发挥邮件的强大能力。

缺点2：沟通效率低下。发送邮件一来一往本来就是很繁琐的事情，你可能要填写对方邮箱、抄送人等多个文本。多一步操作，就多花一点时间。而且你要记对方的邮箱地址，那么如果作为主流的频繁沟通工具，显然这个方式是不值得提倡的。

优点1：可以作为有效的沟通证据。邮件仍然是最正式的沟通方式。在发送邮件，并且通知对方邮件已发送之后，看不看邮件那是他的事情了。比如给客户发送合同，不管他看没看到，如果发送成功，你肯定是发过去了。

优点2：邮件可以永久存储。三年前发的邮件，扔在邮箱就可以了，过很久拿出来看一看，也不会丢失。

微信等聊天工具：

缺点1：因为使用环境的问题，可能存在双方看到的语序不一致的问题。比如网络延迟的情况下，发给对方一连串有序的图片（文字资料的拍照等）,会因为网络速度问题，发送到客户的顺序和你看到的顺序不一致，增加了沟通成本。

缺点2：不同的人使用不同的工具，造成使用者在不同工具间来回切换。你用qq，他用微信，我用钉钉，那么你手机上需要下载三个app。:

优点：微信等聊天工具的最大优点在于即时沟通效率高，有简单的文字记录，可以发送语音、图片、视频等，并且可以短暂地保存，应用使用的场景最为普遍。

电话：

缺点1：不可作为有效的沟通证据。你说你已经电话打过了就是打过了？对方不承认怎么办？不支持图形沟通与记录。没有文字记录，不支持图片等。

缺点2：一些场景不能够使用电话。在工作环境中，比如开会的时候，不能够打电话，但是可以偷偷地发微信。

优点：优点也是上面两种方式无法比拟的，就是作为最方便、最直接的即时沟通工具。一般来说，有重要的事情打电话，可以直接联系到对方，如果对方不接听，那么沟通责任就不在你了。

5.善于使用工具提升办公效率。

俗话说“工欲善其事，必先利其器”，在数字化时代，很多高效能的在线办公工具可以让你的工作更高效，更轻松。善用工具就是要多为自己找捷径，不闷头傻干。多学习一些辅助办公软件，巧妙地运用电脑、手机等电子产品。简单的办公软件，比如：office三件套、简道云、石墨文档、XMind等。

有的公司还会使用OA、财务软件、进销存软材等，我们还可以使用手机的记事本、闹钟、提醒、计算机等功能，帮助我们记录、提醒重要事件。小小的便签也能帮助我们不少。

7.合理管理和分配你的时间

选择一款自己用起来舒服的时间管理工具，来规划管理自己的时间。

比如下面这个就是我一直在用的，将自己每天的工作内容、待办、任务排期、学习计划等等录入表单中，系统就会自动生成可视化的数据表，一目了然也很美观。

我给自己列了一个每日学习任务清单并设置完成时间，用来改善自己的拖延症。（当然，你一定要有自救的想法！）

如果工作时间或学习时间没有达到自己设定的标准的话，就会收到划水预警，实时监督你的学习，简单粗暴又很有用。

8. 摆脱“嗷嗷待哺”心态，主动寻求成长

在学校，你交了学费，老师就有义务教会你，你等着被投喂就可以了，在职场，你拿了工资，就得自己想办法学会，可以靠实力自己慢慢学，也可以嘴甜一点请上级教，但要知道，没人有义务教你。

从学校初入职场，总会有一些心态不同，需要适应职场的需要，注重在下列方面的提升和改变一定会有所帮助：

- 等待分配任务vs.主动找活干

学生的时候：我们都习惯了被布置作业，完成老师交办的任务，我们只要完成就好。

工作的时候：除了老板会布置任务，还要学会眼里有活，嘴里会问。要学会问问题，问前辈，更要眼里有活，找到自己可以贡献的点，才能更快的发展

- 结果导向vs.过程导向

学生的时候：大多数时候努力就有结果，一分耕耘，一分收获。在学校，是个封闭的小环境，就象室内四百米跑，只要关注在跑这一件事上。

工作的时候：更多的是看结果，没有功劳也有苦劳的事在职场上是很少会得到赞扬的。在职场，就象在森林里前进，不仅要跑步，更要随时扫清路边的障碍，还有可能有从天而降的意外，有太多外界因素的干扰，需要考虑的个人的综合能力。

- 理想 vs. 现实

学生的时候：我们都有理想，要每张造价表都是干干净净的表

工作的时候：我们开始接受现实，慢慢接受每张造价表背后都有一张关系表，但依然在其中尝试找到适合自己，也能让自己每天睡安稳的方式

9.关于回复邮件的几点建议

（1）固定时间回复邮件：邮件是时间的碎片化杀手之一，时不时跳出和弹出的新邮件提醒将宝贵的整块时间切割成一片片碎片化时间，直接影响我们深度思考和工作，我个人的做法是卸载手机邮件APP，每天上午和下午各留出30分钟时间处理邮件，其他时间关闭PC上的Outlook软件。

（2）尽量首次阅读回复邮件：我们在回复邮件时经常陷入“先看看，待会再回”的误区。殊不知对一些看完之后简单回复即可的邮件，第一次阅读时立即回复会极大提升工作效率，首次阅读回复一方面满足我们前述提到的尽快回复原则，另一方面“待会再回”很容易待会就忘记了回复，就算没有忘记，“待会再回”相当于我们花费了2倍的时间去阅读邮件，何不一次性搞定呢？

（3）设计常规邮件回复模版：对于某些日常类的邮件回复比如质量检查类、审批类，为了提高邮件回复效率，可以设计多种邮件回复的模版，需要时直接复制粘贴，改动一些个性化的关键词就可以完成一封专门的回复邮件。

10. 多跟领导沟通，确认需求

公司中，汇报对象是直线经理，所以我们的工作能否获得认可主要取决于领导。

因此，我们需要听清楚领导布置的任务，ta的要求和期望是什么？什么时间需要完成等等……只有确认好领导的需求后，我们的工作才有了方向，也才能提高效率。才能避免南辕北辙，吃力不讨好的情况。

那么如何进行有效的需求沟通呢？这里给大家介绍一个简单又好用的框架：5W2H法。

5w的内容

①why——为什么？为什么要这么做？理由何在？原因是什么？

②what——是什么？目的是什么？指标是什么？

③where——何处？在哪里做？从哪里入手？

④when——何时？什么时间完成？什么时机最适宜？

⑤who——谁？有谁来承担？谁来完成？谁负责？

2h的内容

①how——怎么做？如何提高效率？如何实施？方法怎么样？

②how much——多少？做到什么程度？想要的效果是怎么样的？

11.对同事/领导经常表达谢意

虽然很多时候，同事帮你完成的某项工作是ta份内之事，但是一定记得及时表达感谢，不论通过邮件还是当面致谢，最好当着其领导的面表达谢意。

这样不仅可以让对方感觉你人很客气，nice，以后更愿意帮你，另一方面在领导面前提出表扬，进一步加深了你和同事的感情联络，有利于未来的工作开展。

我们要敢于、善于通过语言表达感恩，把话说到同事/领导心坎上，让对方觉得，这么帮你，值得。

这里要掌握三点：一是内容真诚，二是方式恰当，三是回馈及时。

12.所有观点附上数据来源以及图示

这个小习惯能帮助你用最小的输入获得最大的输出。贴上数据来源大概只花费 10秒钟，但能让阅读文档的人按照结构化的方式理解你的分析思路，复盘整个分析过程和校验结果。

贴上数据，这一个小动作可以让对方在不需要你出席的情况下清晰理解你的思路，增益放大器的效果极其明显。

我见过太多组织，内部发报告和发邮件没有任何数据来源，我的第一反应是，你凭什么这么说？证据在哪？我的第二反应是，这个组织从上到下都不太靠谱。

你能想象你给雷军或者马化腾汇报工作说：移动应用市场2020年的增长率是30%，而没有任何数据来源证实30%的数据指标吗？

这些工作方法都是我在实践中提炼总结出来的，超级高效实用，如果你还没有掌握或者运用，那么不如先从其中几项容易的开始着手应用。

萧伯纳曾经说过：

世界上只有两种物质：高效率和低效率；世界上只有两种人：高效率的人和低效率的人。

让我们努力成为高效率的人吧！

来源：猫说职场

 

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