天职洞察 | 行政事业单位防疫物资内控管理- 大数跨境

天职国际

2020-02-14

导读：科学谋划精准施策

新冠疫情防控期间，由于突发性和紧急性需求，部分单位在实际工作中突破原有的内控流程规定，出现了随意采买和使用的苗头。那么，疫情防控期间如何执行内控规定流程，成为多数单位既关心又困惑的问题。基于上述考虑，本文就疫情防控期间行政事业单位（本文主要涉及防疫部门之外的其他行政事业单位）执行物资管理内控谈几点看法。

一

对内控的理解

首先，我们回顾一下什么是内控？内控是在风险导向下，通过建立制度，执行程序和措施，对单位业务活动的风险进行管理的体系。也就是说，内控是为单位业务活动风险防范服务的。因此，即便是在疫情防控期间，单位业务活动的风险依然存在，甚至更加复杂，如物资供应的及时性风险和物资分配的合理性风险等，无论是风险发生的可能性还是影响程度都比非疫情期间更大，单位原有的内控流程和控制措施可能已经无法适应业务实际，需要通过调整原有的内控程序和措施来对应对这些风险的变化。2月9日，天津市财政局印发《天津市财政局关于疫情防控期间切实做好我市财会服务工作的通知》（津财防控〔2020〕11号），要求“在资金拨付、政府采购等环节开放‘绿色通道’的前提下，建立健全紧急状态下的内控机制”。因此，单位需要根据特殊情况对内控体系做适当的调整，以满足特殊时期的风险管控需求。

二

疫情物资内控执行原则

疫情防控期间应该如何更好地执行单位物资管理的内控规定呢？无论何种情况下，单位物资管理内控体系的各个审批环节都是根据风险管理的需求设置的，是单位风险防控必不可少的管控环节。因此，即便是在疫情防控期间，单位内控设置的流程和管控措施均不能逾越，必须严格执行。但为了应对疫情防控期间的紧急和突发情况，可按照如下原则灵活执行单位的防疫物资管理内控规定：

（一）简化业务审批流程

在正常情况下，单位业务的办理是由经办部门提出申请，业务相关部门分别根据部门职责对业务办理提出审核意见，业务主管领导进行审批，涉及“三重一大”事项的还要集体决策。在特殊时期，防疫物资管理相关的业务决策应更加便利、敏捷和高效。建议从风险管控和效率提升两个维度考虑，对于非“三重一大”事项，建立由各部门负责人和单位领导组成临时工作小组，业务的决策审批直接由临时工作小组进行，不再执行原有的部门逐层流转和领导逐级审核（批）的程序，减少审核（批）的业务环节和时间。对于“三重一大”事项，在临时工作小组决策后，由单位相关议事决策机构进行集体决策。

（二）调整审批形式

在正常情况下，单位办理业务应当按照内控流程和控制要求执行，经各个环节的审核（批）人书面审核（批）后方可办理。在疫情防控的特殊时期，可视业务紧急情况简化审批形式，借助微信、视频会议等方式审批后先行办理并于事后补充相关资料。对于网络不畅通的情况下，也可以采取电话审核（批）的方式。需要强调的事，无论哪种方式，事后均需对业务决策过程进行记录。

（三）做好业务记录

疫情防控期间，各种紧急情况和突发情况较多，单位做好防疫物资管理相关业务的记录和档案管理变得更为重要，应做到凡事可查、可追踪。

三

防疫物资内控执行具体建议

根据本文提出的疫情防控期间防疫物资管理的内控执行原则，鉴于消除随意采买和使用的现象，简要介绍疫情防控期间建议采取的内控措施。

（一）统一采购与分配

单位应分别对物资管理部门和采购部门进行责任归口。物资管理部门统一根据物资收、发、存情况编制采购计划并提出采购需求，由采购部门统一实施采购，避免出现多头采购的情况。物资管理部门应根据各部门的工作职责和人员数量，制定物资分配方案。同时，各部门明确物资领用人员，避免出现人人可领，随意领用的现象。

（二）简化物资采购审批程序和审批形式

成立物资管理工作小组，小组成员可由物资管理部门、采购部门、单位业务主管领导组成。由物资管理工作小组的工作模式替代单位原有的部门联审和领导逐级审（核）批的模式，简化审批流程，减少审批时间。在审批形式上，可建立微信群，工作小组成员在微信群里发表意见，及时响应物资采购工作需求，快速决策。

（三）做好物资的使用记录

库管员应做好物资领用记录，详细、准确记录领用物资的名称、规格型号、数量、领用部门和领用人，领用人需在物资领用台账上签字确认。同时，各部门物资领用人员应做好物资发放记录。

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