百旺金穗云电子档案管理系统提供标准接口，与不同外部系统对接，包含档案写入及档案回调接口，回调接口中包含档案编号字段，通过可视化配置即可快速收集来自于各个业务系统的档案数据。同时也支持支持手动录入相关档案并上传附件，完善档案元数据，需要明确档案的保密等级、保管期限、所属部门等内容，输入时进行必输项校验。

档案整理

百旺金穗云电子档案管理系统根据自定义的元数据进行识别，系统自动组成卷册，如：报销单关联发票、记账凭证等，自动组成卷册。针对于存在纸质档案的，将整理后的档案移交给档案管理员进行审核和归档，对于审核不通过的，支持退回整改后重新提交审核。

对检查通过的档案手动确认归档，显示归档情况（已归档档案、待归档档案），支持档案归档期间管理。

档案使用

百旺金穗云电子档案管理系统支持单个借阅和批量借阅。搜索时支持模糊检索、精细化检索，如根据关键字、日期查询。支持全文模糊检索，检索时输入关键词，进行全文匹配。

四性检测

百旺金穗云电子档案系统支持四性检测，四性检测是合规电子档案的必要条件，四性检测包含真实性、完整性、可用性以及安全性，检测内容分别如下：

（1）真实性：固化信息有效性检测、元数据项数据长度检测、元数据项数据类型、格式检测、设定值域的元数据项值域符合度检测、元数据项数据值合理性检测、元数据项数据包含特殊字符检测、档号规范性检测、元数据项数据重复性检测、内容数据的电子属性一致性检测、元数据是否关联内容数据检测。

（2）完整性：元数据项完整性检测、元数据必填著录项目检测。

（3）可用性：保证电子文件元数据可正常读取、目标数据库的元数据可访问性检测、内容数据格式检测。

（4）安全性：系统环境中是否安装杀毒软件检测、病毒感染检测、系统和保管环境检测。

权限管理

为了提升不同部门和岗位的档案管理效率，契约锁通过一个平台入口将分散在各个功能模块、各类业务软件中的数据抽取出来、统一汇总到一个数字档案中心，满足不同人员的管理和使用需求。

例如：档案管理员：通过个性化门户及时接收、整理档案数据，处理档案借阅申请，掌握档案库使用情况。

普通用户：可以通过门户快速搜索所需档案文件，查阅本人所有历史借阅记录和档案文件。

系统管理员：实时监控系统整体运行情况，根据组织及业务需求的变化，对人员、角色、权限以及表单等进行调整。

可视化数据

可视化数据看板和报表，从多维度分析展现组织的档案接收、管理、利用以及保存情况，帮助及时了解档案系统使用情况。