现状及问题
文件的附件-任务分解表中29条：要求2020年完成在交通领域推动各类业务电子化办理和电子文件规划管理。
办法明确要求：项目法人单位应在项目通过竣工验收3个月内，按照有关规定向有关单位办理项目档案移交手续。
办法确定了电子文件归档的合法性，规范建设项目电子文件归档和电子档案管理的要求。
国档局为进一步落实建设项目电子文件归档及电子档案管理，已扩大各省市项目试点。
以贵州省为例：
贵州规划高速公路里程：11000公里
贵州剩余建设高速里程：4000多公里
每公里高速公路纸质档案卷数：约为150卷
按照在建2000公里、规划2000公里计算
将形成的纸质档案案卷：
4000×150=6000000卷
档案馆规模难以满足纸质档案入馆要求
以往在工程档案管理领域的多数相关规范和标准，基本上都是针对纸质建设项目文件和档案管理提出的规范要求。随着项目建设工作中电子文件和电子档案的数量日益增多，这些规范和标准在规范化指导意义上已经暴露出不合时宜的缺陷与不足，难以适应新的档案管理对象的管理要求。本项目电子文件归档及电子档案管理过程主要存在以下几个问题：
4.1 管理制度需完善
相应电子归档和电子档案管理制度的不够完善导致项目在形成电子文件过程中以及文件归档和利用方面缺乏指导，行业监管部门对新技术较为保守，容易导致后续工作陷入尴尬境地，最终很可能回归到传统的纸质档案管理模式中。
4.2技术标准需适配
目前电子文件和电子档案管理的文件存储格式、元数据、电子签名、封装等技术标准已相对完善，但相应的规范主要集中在通用性管理范畴内；针对交通工程建设的电子文件归档和电子档案管理技术标准还需要根据行业特点进行进一步的优化和调整，以适配行业管理。
4.3信息系统待落实
虽然目前项目上已有针对施工过程中质量电子文件管理系统，但该系统并没有达到电子化归档和电子档管理需求，目前符合项目“业务-文件-档案”的单轨制一体化管理理念的文档一体管理系统需要依托试点项目进行系统应用落地。
4.4管理理念待提升
由于长期受传统纸质归档的影响，错误的认为档案信息化管理就是档案数字化，只在原有的管理模式上增加了纸质档案扫描的数字化归档，与真正实现电子文件归档和电子档案管理理念背道而驰，本项目拟通过本次实现新形势下档案管理探索，并形成相应成果，提升工程建设行业电子文档管理理念。
电子档案有关规范性文件和标准
明确职责要求
4.2 应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。
4.3 应建立严格的管理制度，明确相关部门电子文件归档和电子档案管理的职责与分工，主要包括以下四类部门的职责与分工：
a） 档案部门负责制定电子文件归档与电子档案管理制度，提出业务系统电子文件归档功能要求，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；负责指导电子文件形成或办理部门按归档要求管理应归档电子文件；负责电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作；
b） 电子文件形成或办理部门负责电子文件的收集、整理、著录和移交归档等工作；
c） 信息化部门负责依据标准建设业务系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子档案管理提供信息化支持；
d） 保密部门负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。
4.4 应明确各门类电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。4.5 应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对电子文件归档和电子档案管理全过程实行监控。
管理存储要求
9.1.2 电子档案管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。
9.1.3 在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。
归档格式要求
8.3.3 以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：
a） 电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；或
b） 电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。
8.4 电子文件元数据归档格式
8.4.2 经业务系统形成的各门类电子文件元数据应根据归档接口确定归档格式：
a） 选择8.2.3 a）或8.2.3 c）所述归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；
b） 选择8.2.3 b）所述归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。
项目电子文件和电子档案管理要求
总体要求
将项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划和项目领导责任制，纳入招投标要求， 纳入合同、协议，纳入验收要求。
建立机构
明确机构,配备人员，具体负责本单位项目电子文件归档和电子档案的保管、利用和移交等工作，并 对各参建单位的项目电子文件归档和电子档案管理工作进行检查、指导。
合同管理
建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应设立专门条款，明确项目电子文件归 档和电子档案管理责任。包括质量要求、归档范围、整 理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。监理合同还应明确监理单位对所监理 项目的电子文件和电子档案的审核责任。
信息化系统针对电子档案的解决方法
本项目在电子文件归档和电子档案管理方面已经有一定的应用和研究基础，已实现对项目建设各阶段业务范围、业务流程、业务数据分析和文件标准确立，并建立了体系化的工程建设管理文件管控标准。本项目拟通过电子文件归档和电子档案管理试点，建立和完善电子文件归档和电子档案管理制度，探讨适用于公路工程的电子信息化关键技术以及归档方案。
综合项目情况，项目试点范围主要是全项目所有参建单位在工程建设过程中形成的电子文件在归档和电子档案管理方面的应用，主要包括：电子文件形成、流转、归档以及电子档案管理应用、数据资源利用全过程管理涉及到的制度、技术、方案等。
参照国档局项目试点通知中试点任务的要求，本项目将开展以下五个方面的试点。
1、制度体系
建立以电子文件归档和电子档案管理规范化、科学化管理为核心，相关单位和人员责权明确，覆盖项目电子文件“形成、流转、归档”和电子档案“移交、保管、利用”等全流程的管理制度体系
2、技术研究
结合项目管理业务系统实际，研究在建项目电子文件归档和电子档案管理中涉及的存储格式、元数据、电子签名、封装和备份等关键技术方案，提出保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性的解决方案
3、保存方案
研究建设项目电子文件归档范围、保管期限和电子档案分类体系，提出项目档案仅以电子文件形式保存的实现方案
4、系统建设
研究具有可操作性的建设项目电子文件和电子档案管理系统功能需求，提出适合项目管理需要的电子文件和电子档案管理系统建设方案
5、数据挖掘
研究基于大数据、云计算的项目电子档案数据挖掘，提出电子档案更好服务项目建设、运行和管理的利用方法
2.1 整体系统介绍
产品开发特点
支持业务人员对信息系统的直接参与，即要求实现无编码、系统定义结构的信息系统开发模式。
面向业务抽象模型的定义结构，将各种业务模型进行抽象，提供各种基于配置方法的业务模块。
基于业务协调、业务全过程管控的业务管控模型。
支持快速规则定义、随需变化的装配式业务信息系统开发模式。
支持工厂流水线装配式的软件开发过程管理模式。
公路工程管理信息系统功能及架构设计
试验、资料、进度、计量管理模块亮点：
亮点1：统一工程结构划分（工序级别）
-
亮点2：自动推送待办任务（手机app提高审批效率） 亮点3：过程管控，实时更新，数据精准（无需产值大会后才了解产值情况）
亮点4：内置填写模板（无需重复翻评标）
2.2质检资料系统应用介绍
广西吴隆质检资料系统应用介绍
WBS划分
表格填写
数据引用
签名审批
文件归档
统计分析
2.3试验系统试点应用介绍
试验、资料、进度、计量管理模块亮点
2.4进度系统试点应用介绍
平南三桥进度系统应用介绍
平南三桥进度系统应用介绍
2.5计量系统试点应用介绍
（1）电子文件获取
统一电子文件的内容、格式、封装方式、电子签章、元数据信息等要求。通过标准的数据接口与各电子文件系统实现互联，各电子文件系统实时向文件交换中心推送，符合规定电子文件及相关信息。
（2）电子文件管理
从文件交换中心收集电子文件、手工著录纸质文件，对电子文件的相关信息进行整理及电子签章。
（3）电子案卷管理
通过预立卷自动组卷、手工预组卷两种方式，实现电子案卷立卷，整理电子案卷的相关信息及电子签章。通过网络在线移交或线下数据移交的方式，完成电子档案的向上级或主管单位移交。
电子文件收集
对文件中心中所接收到的电子文件电子签章有效性进行验证，查阅文件元数据信息完整性，整理文件著录信息，而后选取电子文件进行收集。
工程建设项目电子档案管理系统
纸质文件著录
对各类管理性纸质文件材料，通过手工著录的方式将文件的题名、责任者、文件时间等信息著录到系统中，在线扫描挂接或上传挂接电子图像。
工程建设项目电子档案管理系统
文件电子签章
使用经国家权威机构认证的有效的电子签章设备，对纸质文件扫描的图像与原件的一致性进行电子签章确认，保证电子文件的可靠性，防止文件被篡改。
工程建设项目电子档案管理系统
案卷电子签章
使用经国家权威机构认证的有效的电子签章设备，对电子案卷的立卷人和检查人进行电子签章，保证电子案卷的可靠性，防止电子案卷被篡改。
工程建设项目电子档案管理系统
管理效益
1、协助建立项目文件档案管理用表、工序用表、审批流程标准化体系；
2、通过信息化手段保证过程随时能够监管内业资料完成的进度、质量情况，解决传统事后监管问题，保证内业资料基本与外业同步，保证项目档案专项验收及时完成；
3、满足工程档案真实性、系统性、准确性的要求；
4、解决了缺乏配合与沟通的问题，大大提高工作效率；
5、降低对档案管理人员业务水平的要求，自动对档案进行收集、整理、归档；
6、避免因缺少统一的标准而造成的资料返工；
7、提供快速、便捷的签批流程及工具，加快签批的实时性，大大减少人工签批的工作量；
8、为计量支付提供有力、可靠、真实的依据，实现自动计量降低计量人员工作量，大大提高计量的准确性，并为后期审计提供有力保障；
9、为工程建设参建各方提供高效的工程档案利用手段。
经济效益
以100亿的高速公路建设项目为例，12个施工标段（路基、隧道、桥梁、路面）及5个其它标段（监理、交安、绿化等)为例，将为高速项目节省直接成本700万：
施工标段：每个标将节省50万左右的直接成本，12*50=600万
其它标段：每个标将节省20万左右的直接成本：5*20=100万
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