差旅费是指：职工出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用，差旅费是行政事业单位和企业的一项重要的经常性支出项目。
因差旅费本身的构成相对复杂，票据多且获取途径不同，大多数员工在报销差旅费的过程中很容易出现一系列问题，现根据京唐公司产销系统上线后现行的财务报销制度及员工在报销过程中出现的问题，列举了以下内容，请全体员工仔细阅读，避免出现差错。
差旅费报销的3个阶段：
事前申请阶段：职工在出差前于共享系统中填写事前申请单（相当于原来的公出单），如果未填写事前申请单就无法发起差旅费报销的整个流程。
具体步骤：
①登录财务共享系统，点击报账人门户
②点击“境内差旅费事前申请”
③根据系统提示填写基本信息及申请信息
④填完事前申请单后点击“保存”，保存通过后点击“提交”
⑤提交完事前申请单，就等待领导审批
具体要求：
领导审批环节可以在系统中点击流程图查看进度：如果显示流程结束，代表领导已审批通过；如果领导审批为黄色，代表部门领导还没有审批，可以友情提示领导审批该单据。
铁锤妹妹
钢蛋哥哥，我实际出差的日期是2021年4月6日至4月9日，可是我在填事前申请单时填的是4月5日至4月8日，这样需要更改事前申请单吗？
钢蛋哥哥
不需要哦，如果事前申请单的出差日期与实际出差日期有差异，以实际出差日期为准，不需要再更改事前申请单啦~
铁锤妹妹
那我和同事一起去出差，可以一同申请吗？
钢蛋哥哥
如果是同一部门的可以一同填单，不同部门的要分别填单哦，因为审批的领导不同。
实际报销阶段：职工在出差归来后共享系统中对出差过程中发生的各项费用进行报支的过程。
具体步骤：
①登录财务共享系统，点击报账人门户，在费用报销中选择差旅费报销单
②关联事前填好的事前申请单，点击“增加”，即关联成功
铁锤妹妹
事前申请可以申请多人，实际报销时如果有人未出差，可以不用关联之前填写的事情申请单；但是如果没有填写事前申请的出差人，事后是无法手工增加的。
所以，大家一定要记得出差前一定要填好境内差旅费事前申请单，才能成功报销哦~
③填写实际出差报销的基本信息
铁锤妹妹
钢蛋哥哥，这里的“发票张数”应该如何计算？包括抵扣联吗？
钢蛋哥哥
发票张数只填写增值税专用发票、增值税普通发票、 增值税电子发票的张数。抵扣联、卷式发票、其他火车票、飞机行程单等不算发票张数
钢蛋哥哥
并且要注意：车票信息与酒店名称要与发票上保持一致哦！下图为错误示范：
④填写出差报销自助信息
其中“补助金额”需要手工在下拉菜单进行选择，一次只能选择一个类型，“伙食补助”，“交通补助”分别填写，系统根据出差日期自动计算补助金额。
选完补助类型，要选择业务细分，填好后系统自动计算补助金额。需要核减的要到财务审核时，财务人员进行天数核减。此处不能更改补助天数、金额。
交通工具信息要按照交通实际票据一次填写
点击“增加”自动带出人员信息，按照车票逐行填写相关信息。
选择“出差城市”、“交通工具”、“座位/仓位等级”等信息
注：选择出行工具为飞机的，费用金额只填写机票＋燃油税金额，机场建费、民航基金填写到“其他信息”“境内差旅费-其他”费用中。
填写“住宿信息”，住宿标准系统会根据人员等级自动算出
注：车费、住宿费超标的，需要按照报销标准填写金额，超标的部分不必填写
钢蛋哥哥
这里要注意：唐山市内出差按照规定乘坐交通工具的可以按实际票据报销交通费，唐山市以外出差只享受交通补贴，不再报销市内交通费。
保险费填写在“其他费用信息”中，选择“保险费”
⑤填写报销结算信息
点击“增加”会自动带出填单人信息
铁锤妹妹
友情提示：
此处结算信息选的是谁，报销钱就会打到相应人员的银行账号上
“业务类型”需要进行选择，特别提示：付款用途，默认“10-员工报销”不用修改
⑥所有信息填写完毕后点击“保存”，保存成功后点击“提交”，此单子便流转到部门综合事务员那里，事务员审核通过后，会提交部门领导审批。
出差人员可在“报账人”门户，“审批中”查看单据流转情况
流程图中可以查看到具体审批情况
⑦系统中显示领导审批通过后就到填单人投递纸质单据环节
填单人到首页选择相应报支单号，进入后点击“提交”
在报账人门户的“审批中”，找到报支单并打开
打印该报支单
注：打印报支单默认横版打印，竖版无法扫描
打印出的报支单，连同相关附件、火车票、汽车票交至计财部
财务人员收单发票进行验真后，通知各部门事务员来进行单据扫描。至此业务人员单据处理完毕，财务人员审核无误后会提交到资金系统，进行打卡发放；如有问题单据，财务会退回到相应环节
铁锤妹妹
友情提示：
边缘、底部不整齐的发票需要粘贴在A4纸上，以防发票验真过程中发生卡纸损坏发票
出差人员可以从“报账人门户-已审批”中跟进单据进度
铁锤妹妹
最后，给大家一点提高报销效率的小建议：
1.按照共享系统规则规范填写报销单据，减少单据填写出错率；
2.开具合规发票；
3.每月15号前及时将报销单据报送计财部
4.京唐公司发票信息及发票规范实例见下：
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规范发票实例：
牢记报销小贴士 出差报销没烦恼
编辑：戴飞 郭之灏
文字：田硕
图片：褚彤 戈姗姗
