评判一场会议活动的成功与否不仅仅是会议现场的效果，从前期的策划、统筹安排到现场的执行，以及会议后期整理文件、账单结算等。纽顿会展是一家有丰富经验的活动策划、会议执行接待为一体的会议展览公司，与您一起分享举办一场会议需注意的要点。
1、会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通需注意：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等。
2、在会议开始前将来宾的完整资料做好准备，注意区分人员的角色（如分成整场会议的主持、参加会议的领导、参加会议的学员等）。按照详细资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参加会议的工作人员阅读。
3、尽量将会议时段安排在正常工作时段内，并在书面会议通知中告知参会人员。提前安排好参会人员的坐席并准备桌牌，将会议资料袋摆放在坐席上。
4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。按照实际情况调整好会场的环境因素，例如温度、灯光等。
5、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄影机、录音笔等，便于会后做总结工作。
6、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。如牵扯到用餐住宿，应及时发餐券、分房间。
1、会议期间，提醒参会人员遵守会议时间安排，保管好自己的随身物品，如有特殊情况不能参加集体活动，需要暂时离会的，及时通知会务组。
2、及时掌握会议的动态，对会议的进展情况进行搜集整理，安排好会议期间的记录人员对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。
3、安排专人摄影（摄像、录音），会后保存。
4、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。
1、如有需要，有秩序的组织合影留念。
2、重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。
3、会议结束后，仍需逗留并需要提供帮助的，会务组应根据情况安排住宿等事宜。
4、会议结束后，应继续与会议人员保持一定的联系，以备需要时，可以进行合作。
5、会议结束之前，联系好会议人员返回的车票、机票，力争将食宿费等尽早结算清楚。
6、会议结束后，要对会议的各类文件材料做好善后工作，需发文件的应从速拟发。会议的原始材料、报销凭证等资料等及时处理。
总而言之，做好一场会议活动，应严格把控活动的每个细节，力求顾客所需，让每一位与会者感受到我们专业的服务。
