“专项整治不是运动式整顿，而是行业高质量发展的必经淬炼。”
北京同达信恒开展知识产权代理专项整治自查自纠工作
来源：IPRdaily中文网（iprdaily.cn）
供稿：郭润湘 同达信恒知识产权
为深入贯彻落实国家知识产权局、公安部、国家市场监督管理总局联合印发的《关于联合开展知识产权代理行业专项整治行动的通知》（国知发运字〔2026〕5号），北京同达信恒知识产权代理有限公司坚持“刀刃向内、真查实改、标本兼治”，围绕通知明确的六大类突出违法行为，系统开展全覆盖、穿透式、可验证的自查自纠工作。
一、构建“四维联动、五步闭环”自查体系
本次自查以“制度—流程—案卷—行为”为四维经纬，以“部署—筛查—复核—研判—整改”为五步路径，确保问题查得准、原因析得透、整改落得实。
（一）制度机制审查：夯实合规根基
对照《专利代理条例》《商标代理监督管理规定》《专利代理职业道德与执业纪律规范》等法规，全面梳理公司现行12项内部管理制度，重点核查条款时效性与实操一致性。针对《非正常申请判定标准》未覆盖2025年新版《关于规范申请专利行为的办法》新增情形等问题，形成《制度合规性对照表》，标注修订项并启动更新流程。
（二）业务流程穿透：锁定高风险环节
采用“流程图解构+节点责任人访谈”方式，对专利/商标代理全流程（接受委托→技术交底研读→撰写→提交→答复→归档）进行逆向回溯，重点检查四类高危节点：
- 接受委托端：是否100%留存申请人身份核验记录及签字确认的委托协议；
- 交底书研读端：是否存在无交底书直接撰写情形；
- 撰写提交端：是否执行“双人交叉校验制”并留痕；
- 费用管理端：是否实现“客户预付款—服务进度—发票开具”三账匹配。
调取近一年合同及付款凭证发现2份协议存在申请人身份证有效期缺失，已即时补录并升级系统强制校验字段。
（三）历史案卷深查：数据驱动异常识别
依托自主开发的案件管理系统，对2025年1月至今办结的7000余件专利申请、300余件商标申请开展全量扫描，设定量化指标：
- 专利类：代理人月均提交量＞8件、权利要求技术特征重复率＞20%、说明书实施例＜1个；
- 商标类：同一申请人3个月内同类商标申请＞10件、图形商标AI相似度＞30%、注册类别明显超出经营范围。
系统初筛出12件存疑专利、0件存疑商标；经三级复核，确认5件专利存在技术方案空洞化倾向（如某“智能插座”申请仅描述“通过APP控制开关”，未记载硬件结构、通信协议等必要技术特征），虽未达非正常认定标准，但已纳入质量提升案例库。
（四）执业行为溯源：强化主观能动性与职业操守
组织全员签署《合规执业承诺书》，同步开展“三个一”行为自查：
- 一次自我检视：对照《通知》所列“伪造信息、编造申请、弄虚作假”等行为，填写《个人执业行为自查表》；
- 一次交叉互评：按业务组分组，匿名互评招揽话术与客户沟通记录规范性；
- 一次情景测试：模拟“客户要求编造实验数据”“暗示包过审查”等场景，检验应答合规性。
共收回有效自查表221份，发现3名员工在“招揽话术”中存在模糊表述（如“提高授权率”未注明“基于技术方案本身”），已全部约谈并重申《禁止不当承诺指引》。
二、自查发现的主要问题
本次自查识别需即刻整改问题4项、限期完善问题4项、长期机制建设问题2项，均已建台账、明责任、定时限。
自查未发现伪造申请人信息、大量代理非正常申请、恶意商标囤积、无资质代理等严重违法情形。
三、整改措施与长效机制
坚持“当下改”与“长久立”结合，制定“三强化、两升级、一深化”整改路线图：
1. 强化过程管控
- 3月5日前上线“委托信息智能核验模块”，自动抓取身份证OCR信息并校验有效期；
- 推行《案件质量红黄牌预警制》，对单月校验差错率超5%的代理师启动专项辅导。
2. 强化能力筑基
- 3月起实施“合规能力提升季”，每月开展1次“典型非正常申请案例复盘会”、1次“招揽话术合规演练”，考核结果与绩效挂钩。
3. 强化技术赋能
- 升级系统，嵌入国家知识产权局非正常申请特征库，对新提交申请实时弹窗提示风险点；
- 升级客户关系管理模块，增加“招揽行为录音自动归档”功能，确保全程可追溯。
4. 深化协同治理
- 建立跨部门“合规联席会”（代理部、质控部、IT部），每季度研判风险趋势，动态优化防控策略。
四、结语：合规是底线，更是竞争力
专项整治不是运动式整顿，而是行业高质量发展的必经淬炼。北京同达信恒将以此次自查为起点，把“严”的主基调贯穿执业始终，让每一份申请都经得起技术推敲、法律检验和历史审视。
我们坚信：唯有以敬畏之心守护创新火种，方能在知识产权强国建设征程中，真正成为值得托付的专业力量。