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文/杨小米+Star
视频号：遇见小mi
你好，我是Star～
我最近刚刚攻克了一个难题，在短短一周内完成了一部项目结题书，1万字，还整理了四百多页项目的佐证材料。
我居然在一个星期内完成了，真的成就感满满。
大家想知道我怎么做的吗？哈哈哈，我有个小神器，就是AI。
这篇不是广告，纯纯经验分享哈。
正所谓AI用得好，工作没烦恼。所以，我把整个过程分享出来，如果能帮到大家提升工作效率，那我就太开心了。
这个项目是在我生孩子期间，学校启动的。等我休产假回来，需要项目结题了。上级教育主管部门发通知让一周内上交结题报告和佐证材料。领导把这个活交给了我。
在同一周，教研员也让我帮他填写课题申报书。两个活堆一块了，截止日期都一样。
我当时觉得头皮发麻。我划拉了一下自己的时间。晚上基本没时间干活，俩孩子都需要我。只能利用白天时间完成工作。
一周12节课，上完课就干这个活。如果不借助点外力，我是绝对干不完的。于是，我想到用AI帮忙。
领导是怎么布置这个任务的，自己当时觉得头皮发麻——因为生完二胎后精力有限，还要做这个汇报，压力真的很大。
但想到自己有AI这个工具，就决定利用AI来做。
文稿撰写：我搭框架，AI填材料
我先要把一万字的项目汇报书做出来，才好根据项目汇报书整理佐证材料。
项目汇报书，领导说要写到1万字。项目汇报书包括项目简介、项目目标、项目的具体实施过程、项目的成果、项目的创新价值和问题及反思。
撰写这个部分非常耗时耗力。虽然我是语文老师，组织语言相对来说快一点，但是让我短时间内写1万字的材料，也是很头疼的。
我和AI分了分工，我负责搭建项目书框架，AI帮我续写里面的内容。在写项目汇报书前，领导给了我项目的申请表和实施方案。实施方案比较细，可以利用来搭框架。
我把实施方案上的主要内容都梳理了出来，在项目汇报书需要写的部分下面列上条目。这就搭好了框架。
▲我搭建的框架
我把整理的框架发给豆包，对豆包说：“我是一名小学老师，需要完成一项研究项目，项目名称是什么。请按照框架撰写项目汇报书，字数1万字。要求符合小学应用场景，好实施。”
豆包生成初稿，内容还是很接地气的，语言风格也符合官方文稿要求，无需大面积修改。
在AI应用中，我最担心的是AI会捏造信息。因为在以前的AI运用中，我发现AI有编造参考文献的问题发生。
这次我重点核实了AI引用的观点和数据，把出错的数字改了过来。
在此基础上，我补充了2000余字学校的实际工作经验、具体实施案例，比如项目开展过程中组织的具体活动、取得的阶段性成效、师生的反馈情况等。原本预估需要3天才能完成的初稿撰写，仅用半天就完成了。
文稿撰写完成后，调整格式也是件麻烦事。学校对文稿有严格的格式要求，字体、字号、行距、段落间距、标题层级都有明确标准，手动调整不仅耗时，还容易出现疏漏。
这时候，wps会员的排版功能发挥了作用。
我把之前按学校要求调整完毕、审核通过的文稿作为模板，点击WPS AI，点AI排版，导入范文排版，汇报书文稿的排版就基本完成。
WPS改完后，基本能用，仅仅手动修改了对齐等小问题，只用了几分钟就完成了全文的格式规范，大幅节省了琐碎时间。
▲我借助WPS里面的AI排版
▲点击导入范文排版，就可以了
综合整个撰写过程，我梳理了一下撰写项目汇报书的流程：先研读核心资料搭建逻辑框架，借助豆包生成初稿，人工核实验证关键数据，再补充实际经验、案例与数据，利用WPS 排版功能快速统一格式，从而大幅压缩汇报书撰写的时间成本。
佐证材料准备工作：
我归类整理，AI有序扫描
文稿主体完成后，配套的材料整理与细节完善工作同样关键。整理佐证材料的过程同样繁琐且耗时。这时候，我又想到了AI。
项目汇报书提交时，需同步附上近460页佐证材料，这些材料是项目落地实施的重要见证，必须分类清晰、完整规范，才能支撑汇报内容的真实性。
我先到学校资料室集中梳理素材，恰逢学校刚结束校庆，各类活动资料、成果台账都较为齐全。
刚写完项目汇报书，对于项目需要哪些佐证材料，我心里非常明白。我把资料室近一年的材料翻了一遍，主要看各材料的目录。
看完目录，我就知道筛出哪些资料用。有用的我就拿出来，分类堆好。按汇报书的内容板块进行分类，分为立项依据类、实施过程类、阶段成果类、经验总结类四大类堆放在地上，方便之后分类扫描。
材料分类完毕后，我就蹲地上开始扫描。借助夸克扫描王会员的批量扫描功能（需要收费，连续包月的话，每月会员费25元），按类别将纸质材料逐一扫描生成PDF文件，扫描过程中可自动矫正页面、统一尺寸，生成的PDF文件清晰规范，很省事。
扫描完所有文件，再把文件归回原位。我图片里展示了使用过程，我故意拍歪了一篇文章，让夸克扫描，扫描出来的文件是板正的。
▲特别好用的扫描软件
▲点击下面的相机模式，就可以开始扫描了
▲扫出来的文档，很板正，我很满意
夸克扫描王，让我仅用一天时间就完成了460页材料的电子化处理。
扫描完成后，我做好目录分类整理，标注每类材料的核心内容和对应页码，方便查阅核对，确保佐证材料与汇报文稿一一对应，满足提交要求。
领导审核汇报书后，提出了补充完善的意见，要求在文稿中新增框架图，直观呈现项目实施流程，让汇报内容更清晰、更具说服力。
但我本身不擅长操作专业画图软件，不仅操作不熟练，绘制出的图表不够规范美观，还需要花费大量时间反复调整。
这次我尝试用豆包解决绘图难题，先将需要呈现的核心内容整理清楚，发给豆包，让豆包生成对应的框架图。
豆包快速生成了简版框架图，虽然能呈现核心内容，但细节和版式还需优化。我在图片中示范了操作过程。
▲我给豆包的指令
▲豆包生成的简版框架图
我点开图表旁的“查看代码”功能，将生成图表的完整代码复制下来，再通过豆包的生成图像功能，将代码粘贴在对话框里，选择合适的风格，让豆包生成好看的框架图。
▲我继续给豆包输入的指令
豆包一次可生成4张备选图表，还能根据实际需求提出具体修改要求。
无论是修正图表中的错别字、调整文字大小，还是将红色圆形底框调整为长方形、优化线条粗细，只需向豆包明确提出修改要求，几分钟就能完成优化调整，最终生成的框架图规范美观、逻辑清晰，还支持后续编辑，满足汇报使用需求。
原本需要花费数小时的绘图工作，仅用半小时就顺利完成。
综合来看，优化后的佐证材料准备流程清晰高效：先梳理筛选出项目相关佐证材料并按照汇报书流程进行分类，借助夸克扫描王扫描功能完成纸质材料的电子化处理并做好目录标注。
善用工具找方法，高效工作不瞎忙
这次借助AI工具推进重点工作，让我深刻体会到，高效工作不在于盲目付出时间与精力，而在于找对方法、善用工具。
首先，要选对AI工具。
撰写校园相关的工作文稿，豆包更贴合中小学工作实际场景，能把握表述尺度，贴合实际工作内容，减少无效修改；撰写研究类文稿，需提前向AI输入相关论文，帮助其对齐专业标准，明确表述要求，避免内容偏离工作需求，减少后期修改成本。
其次，人工核验环节不可或缺。
AI生成内容虽快捷，但存在信息捏造的可能性。文稿中的工作表述、数据引用，需要我们对照原文件逐一核实，仔细核对每一处细节，对于不确定的内容，要多方查证，宁可多花十分钟做好核对工作，也不能因为图省事而留下纰漏。
最后，要善用工具补齐自身短板，提升整体工作效率。
日常工作中，每个人都有自己不擅长的领域，比如我不擅长专业绘图、格式调整，这些工作若硬要自己死磕学习，不仅耗时费力，还未必能达到理想效果。
面对这类工作，可以借助AI配套工具快速完成，用工具的优势弥补自身的不足，把节省下来的时间和精力集中在核心内容的打磨上。
比如文稿中核心经验的提炼、关键数据的核对、重点内容的优化。这些直接影响工作质量的核心环节，才是我们需要重点投入精力的地方。这样才能实现整体工作效率和质量的双重提升。
在日常工作中，我们常常面临任务多、时间紧、精力有限的困境，与其陷入盲目忙碌的内耗，不如合理运用AI工具，帮助我们高效完成工作任务。
让我们摆脱无效忙碌，更好地平衡工作与生活，让工作开展更有序、更从容，也能有更多时间好好陪娃，享受生活啦。
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