× × × 单位
档案分类编号方案、文件材料归档范围和档案保管期限表
三合一制度
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一、编制依据
2
二、档案分类方案
（一）门类划分
档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号
例：J001-WS·2022-Y-0001
2.科技档案按照年度（或课题、项目、型号）、保管期限等分类项进行分类。
档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度（目录号、课题号、项目号、型号）-保管期限代码-案卷号-件号
例：J001-KJ·JJ·2022-Y-001-0001
以件为单位整理的，参照文书档案执行。
3.专业档案按照类别、年度、保管期限等分类项进行分类。
档案号结构为：全宗号-档案门类代码·二级类别号·年度-保管期限代码-案卷号-件号。
例：J001-ZY·SS·2022-Y-001-0001
以件为单位整理的，参照文书档案执行。
4.照片、录音、录像、业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体、实物档案按照年度、保管期限等分类项进行分类。
档号结构为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号。
例：J001-ZP·2022-Y-0001
5.会计档案按类别、年度、保管期限等分类项进行分类。
档号结构为：全宗号-档案门类代码·二级类别号·年度-保管期限代码-案卷号-件号
例：J001-KU•1•2017-Y-001-001
（三）编号规范
3
三、各门类文件材料归档范围和档案保管期限表
（一）文书档案的归档范围和保管期限
1.归档范围和不归档范围
（1）文件材料归档范围
（2）不归档范围
2.文书档案保管期限表
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注：文书档案保管期限表的序号列部分带“*”的，根据实际情况进行增加或减少。
（二）科技档案的归档范围和保管期限
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（三）会计档案的归档范围和保管期限
1.会计档案的归档范围
2.应纳入文书档案管理的财务工作文件材料
（以下“3、4”项，根据本机关单位的性质选择相应的模板编制）
3.企业和其他组织会计档案保管期限表
4.财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
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（四）照片档案的归档范围和保管期限
（五）录音档案的归档范围和保管期限
（六）录像档案的归档范围和保管期限
（七）实物档案的归档范围和保管期限
（八）××专业档案的归档范围和保管期限
如，民政局专业档案中的婚姻登记档案，示例如下：
（八）婚姻登记档案的归档范围和保管期限
1.婚姻登记档案的归档范围
2.婚姻登记档案的保管期限为100年。
一、文件材料收集，要做到应收尽收
1.什么是文件材料？
机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。通俗的说，文件材料即“文件”和“材料”，正式行文的即“文件”，未正式行文的即“材料”。按照《党政机关公文格式》标准行文的为正式行文的文件，无文件头的报表、合同、协议、介绍信、花名册等为材料。
2.哪些文件材料需要归档？
（1）办理完毕的文件材料
①文件材料运转完毕，一般发文为文件发出即完成，收文为文件收到即完成；
②必备的签字、盖章手续完成；
（2）须是应保存的文件材料
要符合“8号令”的归档范围的要求，该存的存，不该存的不存。
3.收集工作有哪些要求？
（1）齐全完整，符合长久保管质量要求
①归档的文件材料要在种类、份数、页数等方面保持齐全完整；
②纸张、墨迹等制成材料要有利于长期保存，不变质，不脱落。
（2）归档的文件材料需要精炼准确，反映立档单位主要职能
不能“有文必档”，符合“8号令”归档范围。
（3）做好监督和指导工作
①单位需要明确分管领导，明确档案管理机构；
②有条件的单位设置专岗专职档案管理员，人员不充足的可以设置兼职档案员，明确岗位职责；
③定期开展档案监督检查工作，督促档案收集、整理工作开展，并通报督查检查结果；
④定期开展档案业务指导工作，做好业务培训，掌握档案收集范围和方法；
（4）及时移交应归档文件材料
《中华人民共和国档案法》规定档案工作实行统一领导、分级管理，要求应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
①办公室把好发文关，凡签发文件做好发文登记、用印登记，并预归档；同时，收集好各种“非正式”的文件资料。
②单位领导、部门负责人、办公室、具办人员收到来文，运转完毕及时交由办公室预归档；
③调研、参观、培训等活动结束后，如需经费报账，需将相关材料上交后方可报账。
二.剔除不归档的文件材料
收集来的文件材料并不是每一份都需要归档,要纠正两种错误认识,一是有文必档,二是红头文件（上级来文、复印件、打印件等）都要归档。需对照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），按照文件材料的不归档范围剔除不需要归档的文件材料。
1.机关文件材料的归档范围
（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料）。
2.机关文件材料的不归档范围
（1）上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料；任免,奖惩非本机关工作人员的文件；供工作参考的抄件；征求意见未定稿的文件等。
（2）本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性,临时性文件；未经领导审阅、签发的未生效文件；一般性文件的历次修改稿,各次校对稿；无特殊保存价值的信封；不需办理的一般性人民来信,电话记录；机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等；本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料；为参考目的从各方面搜集的文件材料。
（3）同级机关和非隶属机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
（4）下级机关的文件材料中,供参阅的简报,情况反映,抄报或越级抄报的一般性的文件材料。