【控股资讯】置业开发事业部完成首轮档案清查工作

档案作为一种信息资源，是过往工作信息备查、分析研究的依据和生动素材。档案管理是现代企业管理的一部分，它作为提高企业工作质量和工作效率的手段，为公司各项业务的顺利开展创造了必要条件。今年以来，为强化公司档案管理，综合办公室牵头启动了全面的存量档案梳理清查，并委托第三方协助开展档案整理工作，使各类档案文件能得到及时、全面的收集、归档，促进档案管理工作走上更加规范化、科学化的轨道，为各业务板块提供了支撑与服务。

近日，在综合办公室指导支持下，置业开发事业部率先完成了工程档案清查工作，并召开专题总结会，事业部领导、各项目部负责人、各部门专兼职档案员参加了会议。会议总结了近期完成的档案资料梳理清查工作，就当前各项目工程档案管理工作中存在的主要问题及典型案例进行了剖析，并对事业部档案管理的重点难点问题提出了针对性的解决措施及下一步工作方案。

置业工程档案清查工作自4月21日开始，共历时两个多月，最终按预计节点高质量完成，取得了预期成果。凡置业承担的工程项目，不论建设资金来源，均列入清查范围。清查共涉及14个项目，其中已竣工项目5个，在建项目5个，新建项目4个。目前，所有新建、在建项目均完成了文件资料清单的实时登记备案，并对资料进行了现场核查；已竣工项目基本完成了档案接收工作，入库档案资料近800卷。

在专题总结会上，闻家明副总经理对下一阶段档案管理的 “533”工作方案逐一进行点评。他指出，随着置业工程项目的全面铺开，全体工作人员必须重视工程档案管理，树立及时归档意识，更好地为工程建设项目保驾护航。

李荣生总经理在总结时指出此次档案清查工作开局不错，但后续工作任重道远，希望做到以下三点具体要求：

一是要齐抓共管，进一步重视档案管理工作。项目负责人要将档案管理水平作为衡量项目管理精细化的重要尺度，把档案管理工作纳入项目管理工作中，与工程管理的其他内容同计划、同管理、同检查、同考核、同验收。配备专业档案管理人员负责档案工作。 

二是要建立与工程项目建设同步的档案管理机制。通过加强过程文件的管理工作，及时收集和移交各个阶段产生的档案材料。同时加强对参建单位的监管力度，层层强化档案全过程管理，做到工程档案资料管理与工程施工进度同步进行。保证工程档案的真实、及时、完整性，为竣工档案验收打下坚实的基础。

三是要加强对档案工作的督促和检查。事业部档案员要定期指导和检查参建单位的档案工作，并通过完善招标及合同条款规定、完善项目巡检制度、完善竣工验收档案审查流程等一系列工作流程，促进参建各方提高工程档案管理工作水平。