速卖通怎么给客户发文件

在跨境交易中，及时向买家发送发票、物流单据或产品说明书等文件是提升服务体验的关键环节。速卖通平台提供了多种合规且高效的文件传递方式。

通过站内信发送文件

速卖通允许卖家通过“站内信（Message Center）”向买家发送附件，最大支持10MB的PDF、JPG、PNG等常见格式文件。根据速卖通2023年Q4官方更新的《卖家沟通规范》，使用站内信发送交易相关文件被视为合规操作，且消息打开率高达78%（数据来源：AliExpress Seller Report 2023）。建议将发票、发货清单等关键信息以PDF形式上传，并在正文中简要说明文件内容，确保买家快速理解。注意避免发送.exe等可执行文件，否则系统会自动拦截。

订单备注与物流信息嵌入

对于需要随货寄送的文件，如保修卡或组装说明书，卖家可在“订单详情-备注”中注明已附纸质文件，同时在物流包裹内放置实体文档。据2024年速卖通《跨境包裹履约白皮书》显示，包含完整说明书的订单差评率降低41%。此外，在“发货”环节填写运单号后，系统自动生成的物流通知邮件中可插入链接，引导买家下载电子版文件（需托管于HTTPS安全域名）。

使用云存储链接补充传输

当文件超过10MB或需批量发送时，推荐使用阿里云OSS、Google Drive或OneDrive生成下载链接，通过站内信发送。据TopSeller调研（2024），67%的头部大卖采用加密短链（如bit.ly或阿里云短网址）提升点击安全性。务必确保链接有效期不少于30天，并设置密码保护敏感文件。此方法符合GDPR对个人数据传输的要求（参考欧盟委员会第2016/679号条例）。

自动化工具集成提升效率

高阶卖家可通过ERP系统（如店小秘、马帮）与速卖通API对接，实现订单完成后自动发送标准化文件包。数据显示，启用自动化流程的店铺客服响应时间缩短至平均1.2小时（来源：2024中国跨境电子商务协会年度报告）。建议配置模板包括：多语言发票、CE认证文件、售后指引PDF，并按买家国家自动匹配内容。

常见问题解答

Q1：速卖通站内信最多能发送多大的文件？
A1：最大支持10MB文件上传

• 步骤1：登录速卖通卖家后台进入Message Center
• 步骤2：选择对应买家对话窗口
• 步骤3：点击“添加附件”并上传合规格式文件

Q2：能否通过邮箱直接给买家发文件？
A2：禁止私自获取买家邮箱进行外联

• 步骤1：所有沟通须通过速卖通站内信完成
• 步骤2：如需邮件发送，必须使用平台转发功能
• 步骤3：违反外联规则将扣分并限制权限

Q3：买家未收到附件怎么办？
A3：重新发送并确认网络传输成功

• 步骤1：检查原消息是否显示“已读”
• 步骤2：删除原附件重新上传
• 步骤3：提醒买家查看垃圾邮件或网盘链接

Q4：哪些文件类型不被系统支持？
A4：.exe、.bat、.js等可执行文件被禁用

• 步骤1：将文件转换为PDF或图片格式
• 步骤2：压缩为ZIP包（≤10MB）
• 步骤3：上传前使用杀毒软件扫描

Q5：如何证明已向买家发送重要文件？
A5：保留站内信记录作为平台仲裁凭证

• 步骤1：确保消息状态为“已送达”
• 步骤2：截图保存完整对话线程
• 步骤3：在纠纷页面上传通信记录

遵循平台规则，高效传递文件，提升买家满意度与DSR评分。