亚马逊运营要求保留发票

为应对合规审查与税务稽查，亚马逊卖家需系统化管理交易凭证。保留发票已成为平台合规运营的关键环节。

政策背景与合规要求

自2021年起，亚马逊在全球多个站点推行发票保留政策（Invoice Retention Policy），要求卖家在特定情况下保存并向平台或消费者提供合法有效的采购或销售发票。根据亚马逊《卖家行为准则》及欧洲增值税指令（EU VAT Directive 2023/2536），B2C电商交易中，若商品售价超过€100，卖家必须向买家开具并保留电子发票；在印度、沙特阿拉伯和阿联酋等市场，税务机关明确要求平台调取卖家进货发票以验证供应链真实性。据亚马逊2023年第四季度合规报告，因未能及时提交发票导致的账户停用案例同比增长37%。

适用范围与核心类目

该要求主要覆盖高价值、易仿冒、受监管类目，包括消费电子（如手机配件）、奢侈品、汽车零部件、医疗设备等。在美国站，若单笔订单金额超过$250，亚马逊可能触发发票审核机制；在欧洲站（尤其是德国、法国），所有企业买家（B2B）交易均需提供符合当地税法的增值税发票。根据Statista 2024年数据，欧洲站约68%的中大型卖家已建立自动化发票管理系统。值得注意的是，即使平台未主动索要，卖家也须在交易完成后的7年周期内存档原始发票（依据德国商业法典§257），否则面临税务处罚。

操作流程与技术对接

卖家可通过三种方式满足发票保留要求：一是手动上传PDF格式发票至“订单详情”页面；二是集成ERP系统（如店小秘、马帮）实现自动开票；三是启用亚马逊发票上传API接口，支持批量处理。实测数据显示，使用API的卖家平均响应审核时间缩短至2.1小时，远低于手动处理的18.5小时（来源：跨境知道研究院《2024Q1发票合规效率白皮书》）。关键要点包括：发票须包含买卖双方完整信息、商品SKU、含税总价、交易日期，并使用真实供应商名称——虚构抬头将被系统标记为欺诈行为。

风险预警与最佳实践

未合规保留发票将触发多重风险：轻则限制广告投放权限，重则冻结资金或永久停用账户。2023年亚马逊全球卖家调查报告显示，发票缺失是继知识产权侵权后第二大致命违规项，占总停用原因的29.4%。建议卖家建立三级存证体系：本地加密存储+云备份（如Google Drive企业版）+第三方审计工具（如TaxJar或Avalara）。对于从1688等平台采购的货源，应通过“增值税专用发票转换工具”生成符合目的国标准的等效凭证，并保留支付流水作为佐证。头部大卖经测试证实，定期执行发票完整性自查可使审核通过率提升至98%以上。

常见问题解答

哪些卖家必须保留发票？是否所有站点都强制执行？

目前欧洲五国（德、法、意、西、荷）、印度、中东站强制执行，美国站针对B2B买家及高价订单抽查。中国跨境卖家无论是否注册海外VAT，只要在上述站点销售，均需准备发票。小型个人卖家亦不豁免，但月销售额低于€2,000的微型商户可申请简化记录制度（需提供银行流水证明）。

如何获取合规发票？能否使用中文发票？

采购端应向供应商索取增值税专用发票（专票），确保税率为13%且商品明细清晰。出口报关时需匹配发票与提单信息。面向消费者的销售发票必须为英文或目的国语言版本，不可直接上传中文发票。可借助亚马逊官方发票模板生成标准化文件。

发票审核失败的主要原因有哪些？如何快速修复？

常见失败原因包括：供应商名称与营业执照不符、金额与订单记录差异超±5%、缺少税号或地址信息。一旦收到“Request for Documentation”邮件，应在72小时内登录Seller Central，在“Performance > Account Health”中提交清晰扫描件。建议预先上传常用供应商资质至“Vendor Library”以加速验证。

没有进项发票的小作坊采购如何应对？

此类情况属于高风险操作。若无法取得正规发票，应签订采购合同+收据+银行转账记录三件套，并在ERP中标注“非专票来源”。部分服务商提供“成本凭证合规化”服务（如万里汇WB-Pay），可生成具备法律效力的资金链证明，但仅适用于低频小额采购。

与自行建账相比，接入自动化发票系统的收益是什么？

对比测试显示，人工处理每张发票耗时约12分钟，错误率达14%；而使用API对接系统后，处理时效降至45秒，准确率提升至99.2%（数据来源：赛盒科技2024跨境财税自动化报告）。此外，自动化系统能实时同步库存成本，辅助精准核算毛利率。

合规留存发票是规避封店风险的基础防线。