个人垫资再报销被查！公司费用报销流程如何才能更加规范

01员工垫资再找公司

报销被税局处罚

这一个案例说到底就是两件事！

1.人员混用、个税问题浑水摸鱼、结果被查。

2.办公用品垫资后报销一事，其实是被检查后连带揪出的，然后要求整改！

第一件的结果被查补个税，第二件结果未发现涉税违法行为，但被要求整改。

虽然该公告并未透露打款金额大小，购买办公用品的频率，但是可以根据补个税的金额相关性推断，购买办公用品的累计金额应该不小，不然稽查也不会太过问。

02个人垫资报销

这3点要注意！

个人垫资一般适用的是小批次零星购买，不签订采购合同的情形。若垫资费用过大，则难免让人质疑业务的真实性。

员工不愿意垫付太大的费用，同时，用企业公户给私户转钱，也存在风险。

只有8种情形公转私合法，报销办公用品不属于合规情形。

03全电票时代，公司费用

报销流程更加规范

传统费用报销流程——员工产生相应的花销后取得纸质发票并妥善保管发票，再发起报销的凭证。

比如员工出差报销差旅费，一般员工在出差住宿时会开好发票，然后保存好回到单位进行报销，员工回到单位后需要按照公司的业务流程将发票粘贴好，送审相关的业务领导审批费用发生的真实性和必要性合理性等等，审核无误后交给财务人员审核票据的真实性和有效性，全部审核没有问题之后完成入账和付款操作。

我们不难发现，传统的费用报销流程相对较为繁琐，并且在这过程中对票据的审核难度较大，一旦发生票据丢失等情况后续报销流程将很难展开。

随着电子发票时代的到来，电子化流程较传统费用报销流程，变得更加高效。

我们来看一下运用操作软件如何实现财务工作一体化，员工在消费后通过支付宝或微信都可以进行扫码开具电子发票。开出来的发票，可以通过手机、邮箱、支付宝发票管家和微信卡券这四个通道实现传输收票，而且员工取得电子发票后无需进行打印可以通过费用报销系统直接将票据传输给领导进行报销审批，审核人员收到电子发票后可以直接通过国税电子底账平台进行查重验真，最终实现企业和税务局信息的共享，发票审核无误后，财务人员入账付款，并通过银行直接将报销款打到报销员工账户内，形成的银行回单也可以直接存储至电子归档系统内，实现我们的会计凭证和附件的智能匹配，这样即不用粘发票了，也不用担心保管等问题了。

在整个过程中我们可以看到实现了三个智能化——

第一报销过程电子化:在移动端报销软件中员工报销只需导入支付宝、微信中保管的电子发票或者从邮箱或浏览器中导入到费用报销APP中即可生成费用，随后勾选相应的费用生成费用报销单即可提交审批。很多企业在没有移动报销系统的情况下，如果要求员工打印电子发票报销的话，那么这个过程可能比原来基于纸质发票报销还要麻烦。

第二智能审核:系统对电子发票可以进行自动的查重和验真，可以省去纸质票据的人工工作量，大幅提高财务的审核效率。

第三实现电子化归档: 目前我国已经对电子会计凭证的电子存档作了强制化要求。现在很多企业仅打印电子发票进行纸质存档而不存电子发票原件的实务操作已经属于不合规的范畴。企业通过电子档案系统对电子发票进行电子化存档的话，不论是员工端或者财务端都可以实现电子发票免打印。发票的电子化归档的好处除了无需将电子发票打印出来之外，还可以与会计核算系统联动，通过记账凭证可以联查归档的电子发票，查档更加方便高效。

现在员工收到的发票依然是纸电混合的状态，但是无纸化办公，电子发票是财务发展的必然趋势。很多财务可能不习惯将仅电子发票进行电子化存档，担心有财务和审计方面的问题。但实际上相关法规都已经从电子发票的电子化存档合法化升级为强制化了，电子发票的电子化业务处理和存档将成为必然的趋势。对比费用报销流程可以看到电子化下更多的细致重复性的工作交给了机器去做，这样不仅降低了人工成本，节约了时间，而且通过智能对比，也降低了出错的几率。