采购需求是指采购标的的技术、规格、性能、功能、质量、服务等要求的具体细化，在整个采购活动中发挥着至关重要的基础作用。采购人拟定需求很容易出现以下问题：存在以不合理条件对供应商实行差别、歧视待遇；不符合资产配置标准；奢侈采购；高价采购；没有执行相关标准规范；没有落实政府采购政策等。各级财政部门出台的各项采购需求的制度规定引导采购人和采购代理机构从调研、论证、公开等方面强化采购需求的规范性，其中重要的一条是达到一定标准的采购项目在实施前要组织相关专家进行采购需求论证，必要时也可以邀请供应商代表参与论证。在各地实践中，论证方式一般都是采用论证会议的方式，按由工作人员发放论证材料，组织会议，专家轮流发言或者自由发言，工作人员记录、汇总结果，与会人员签字确认等程序进行，我们称之为专家会议法。
在这种面对面会议决策方式中，由于群体成员心理相互作用影响，易屈于权威或大多数人意见，形成所谓的“群体思维”，而现实中往往正是个别权威人士对法律法规的漠视或者存在个人偏好，其发表的论证意见有意无意指向了特定供应商、特定品牌型号的技术、服务要素等，导致项目缺乏竞争，供应商质疑投诉，给采购项目带来麻烦和违规风险。为了避免“群体思维”，提高决策质量，管理上发展了一系列改善群体决策弊端的方法，头脑风暴法是较为典型的一个，该方法主要由工作小组人员在正常融洽和不受任何限制的气氛中以会议形式进行讨论、座谈，打破常规，积极思考，畅所欲言，充分发表看法。但头脑风暴法本质上还是一种面对面的专家会议式论证方法，无法完全改变专家会议法的弊端。
基于此，笔者认为可以选择类似于德尔菲法的背对背专家论证方式来论证采购需求，这是一种反馈匿名函询法，我们改进后称之为采购需求函询论证法。其大致流程是：第一轮分别发给每位专家一套项目资料，包括项目背景目的，实施方案，需要论证的内容和要求，待每位专家回复论证初步意见。第二轮，向论证小组成员发出第二份函询书（列有其他人意见），要求其根据几个具体标准对其他人的观点进行评估；第三轮，向论证小组成员发出第三份函询书（列有第二轮提供的评价结果、平均评价、所有共识），要求其修改自己原先的观点或评价或坚持并说明理由；第四轮，总结出第四份函询书（包括所有评价、共识和遗留问题），由组织者对其综合处理，对所要论证的问题再次征得专家的意见之后，进行整理、归纳、统计，再匿名反馈给各专家，再次征求意见。如果意见仍然不统一，那么再集中，再反馈，直至得到一致的意见，根据政府采购的相关规定，最后各位论证专家需要在论证结论时签字确认，以形成书面存档记录。
由此可见，函询法就是一种利用函询形式进行的集体匿名思想交流过程。它有明显区别于其他论证方法的特点，即背对背、多次反馈、时间自由。依据系统的程序，采用匿名发表意见的方式，即专家之间不得互相讨论，不发生横向联系，只能与调查人员发生关系，通过多轮次征询专家对所提问题的看法，经过对不同意见的反复征询、归纳、修改，最后汇总成专家基本一致的看法，作为项目论证的结果。这种方法具有广泛的代表性，结果较为可靠。函询法同常见的召集专家开会、通过集体讨论、得出一致预测意见的专家会议法主要区别是：
一是给专家回复和考虑的时间相对自由宽裕，可以充分的论证、详细的说明或提出充足的依据，充分利用专家的经验和学识；专家会议法的会议讨论的是时间一般为30到60分钟，有的专家工作忙时间安排紧，论证会议往往时间较短，会议上大多即兴发言，因而普遍存在逻辑不严密、意见不全面、论证不充分等问题，同时易受表达能力的限制。
二是采用匿名背靠背的方式，专家彼此互不相识、互不往来，这就克服了在专家会议法中经常发生的害怕权威随声附和，因顾虑情面不愿与他人意见冲突或固执己见，出于自尊心而不愿意修改自己原来不全面的意见等弊病，能使每一位专家独立自由地作出自己的判断。
三是经过多轮反复征询意见，并让每位专家都知道现已存在的各种不同意见，从而重新考虑自己的意见。从而得出比较客观的评价。能更加充分地发挥各位专家的长处，集思广益，准确性高。
正是由于函询法具有以上这些特点，使它在诸多判断预测或决策手段中脱颖而出。例如教育部办公厅关于做好2019年高校自主招生工作的通知中明确要求专家以背靠背方式审核考生材料。
实践中的函询论证法应该注意的事项有：对专家的挑选应基于其对项目内外部情况的了解程度。专家可以是第一线的管理人员，也可以是高层管理人员和外聘专家；为专家提供充分的信息，使其有足够的根据做出判断。例如：为专家提供采购项目的背景、实施目的、地点人员、预算安排等等；允许专家粗略的估计数字，不要求精确。但可以要求专家说明预计数字的准确程度；尽可能将过程简化，不问与预测无关的问题。所提问的问题应是专家能够回答的问题；向专家讲明论证对单位采购项目的意义，以争取他们对函询法的支持。
函询论证法的主要缺点是：缺少面对面思想沟通交流，可能存在一定的主观片面性；函询法耗时间较长，当需要进行一个快速决策时，这种方法通常是行不通的；专家之间不能相互交流意见，共同讨论问题，也不易取得共识，缩短评价时间。但不管怎样，函询法即能发挥专家会议法的优点，充分发挥各位专家的作用，集思广益，又能通过背靠背地发表意见，把心理因素影响降到最低限度，这种方法对于解决被认为有困难的、有争论的和带有感情色彩的问题相当有效，在单位确定采购项目需求的论证中值得推广借鉴。
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