“要赢得采购人的信任，必须具备过硬的专业素质。在采购需求管理过程中，的确是采购人承担主体责任。但委托给代理机构的项目，即便是采购需求出了问题，采购失败或是被投诉了，采购人也会对代理机构不满意，代理机构赢得再次委托的机会就会大打折扣。”一位财政部门的工作人员告诉《政府采购信息》报记者，代理机构要在政府采购市场做大做强，助力采购人提好采购需求十分必要。
那么，代理机构如何助力采购人做好采购需求管理呢？《政府采购信息》报记者采访了在2020-2021年度专业度评价中获得好评的代理机构。
成立专门小组 开展专业化调研
“今年我们受某高校委托，在家具采购项目中协助采购人编制采购需求和采购实施计划。通过需求调查和对历史成交信息的分析，对采购项目拟实现目标、采购预算与采购需求内在关系分析……最终取得了较好的采购效果。”山东卓舜招标咨询有限公司副总经理陈涛表示，采购代理机构的专业化是适应新政策、新规定的必备条件，全流程服务将是采购代理机构的核心要素，需求管理工作是政府采购工作的重要组成部分，为此，在采购人确定采购需求前，具备专业化的代理机构可通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查。
为做好需求调查工作，陈涛建议代理机构可成立专门的需求调查小组，针对采购人的需求情况进行专业化的调研，针对不同的采购品类，建立健全不同类型的供应商库，以便进行相关需求调研。代理机构应按采购种类建立专家智库，在实施过程中，通过专业的专家进行论证、调查，帮助采购人提出合理化建议，防范风险。代理机构应建立规范化需求模板，对于通用的货物、服务、工程项目，及时做好记录，留存，以备查阅。
“专业化的代理机构具有经验方面的优势，代理机构承接的采购项目种类多，相关案例丰富，可借鉴使用。” 陈涛说，代理机构具备相关专业专家库，可以最快落实最新的采购政策，层层把关，将采购政策落实到采购需求中，为采购人提供更优质的规范化服务。随着目前采购代理机构的增加，各采购代理机构更加注重全流程服务，在调研采购需求管理时会更加体现效率性、专业性。
助力需求管理 抓好要点才会有好结果
太原市宜达科技服务有限公司项目经理王玮萍介绍，代理机构应当适应行业发展趋势，开拓自身服务领域范围，积极储备能够协助采购人确定采购需求、编制采购实施计划和实施相关风险控制的人才，为企业自身发展拓宽路子。
在王玮萍看来，在确定采购需求环节，健全的采购需求管理制度是政府采购内控管理的重要内容，代理机构可以提醒采购人及时完善采购需求管理制度，对于制度内容提出合理化建议。王玮萍向记者详细介绍了太原市宜达科技服务有限公司助力采购人做好采购需求管理的做法和经验。
对于采购人提供的采购需求，代理机构要有相应的审查工作机制，进行风险排查，考虑采购需求是否符合采购项目特点和实际需要。例如，对于特定行业的企业资质等问题，常规方式是通过经验判断并结合网络查询或咨询相关领域专家进行核实，必要时可前往相关发证机关进行实地求证。值得注意的是，对于网络查询信息时，一定要在相关官方网站或权威部门网站进行查询，不能片面相信某些非官方的个人回复，也不能完全相信某些协会、组织自建的网站；对于具体的商务、技术要求，要从项目的实际需求出发，结合采购人本单位的具体内控制度及合同审核制度等分析商务要求，结合相关国家标准、政府采购负面清单、国家强制采购要求等，力求对有疑问的采购需求逐一落实，发现问题及时与采购人沟通并落实修改参数。
对于受采购人委托，由代理机构确定采购需求的项目，要通过咨询、论证、问卷调查等方式对不少于3个的调查对象开展需求调查，组织专家进行论证时，要从技术、经济、法律等领域进行邀请，同时结合代理机构自身的采购需求审查工作机制，力求对采购需求进行全方位的审查。
在采购实施计划环节，对采购项目的订立和管理所作的安排，要延伸至采购文件制作环节，对采购文件中的“拟签订的合同文本”进行调整，考虑项目属性、结合《民法典》和采购标的实际情况确定，涉及知识产权归属、处理的，应当约定知识产权的归属和处理方式。采购合同签订阶段，采用采购文件中拟定的合同文本，严格按照招标采购过程中确定的商务、技术内容进行填写，不得随意更改。代理机构可以协助采购人对合同内容的拟定、供需双方的签订、合同的履行及履约验收环节进行提醒、督促，落实采购实施计划的实施。
在风险控制方面，采购代理机构不仅是招标采购环节的执行者，更是为采购人提供政策解读及相关风险提示的助手。代理机构对招标采购过程中因采购需求引起的询问、质疑、投诉、履约验收、审计等环节可能出现的问题提高敏感度，在一般性审查和重点审查过程中，对风险点提出预警，向采购人积极提出合理化建议，协助采购人完成各项目采购需求管理，明确采购项目的商务、技术、定位及目标，确保采购需求科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰。把项目执行时可能存在的风险点、质疑点前置到采购需求管理过程当中，将会有力地推动后续相关采购活动的进程，提高项目执行的成功率。
从采购效果来看，充分发挥代理机构的专业优势，来加强采购需求源头管理、在实现“物有所值”的采购目标上均取得了较好的效果。
