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作为政府采购活动的核心载体，采购文件在每一个关键环节都发挥着不可替代的作用。它是了解政府采购项目采购需求的“说明书”，是供应商编制投标响应文件的“编制指南”，是评审专家进行评审的“操作手册”。同时，它也是采购人与中标（成交）供应商签订合同的依据，是供应商进行质疑投诉的重要凭证，还是采购人进行履约验收工作的基本参考。提升采购文件编制质量可以在源头上减少质疑投诉。那么，如何编制一份合法合规的采购文件呢？
据了解，不少省份已经充分认识到规范采购文件编制的重要性，纷纷印发了采购文件范本，为政府采购当事人提供标准化、规范化的文件编制参考，确保采购活动的公平、公正和高效。例如，湖北省财政厅印发的《湖北省政府采购文件示范文本（2024版）》在采购需求部分列出了需求大纲，供采购人和采购代理机构参考，也便于供应商制作投标响应文件，还使得评审委员会评审时更易统一标准。安徽省财政厅印发的《安徽省政府采购示范文本（2024年版）》综合考虑了采购项目属性与采购方式适用情形，细化了采购人和供应商的违约责任。
某预算单位相关负责人告诉记者，标准化范本既能提升采购人、采购代理机构编制采购文件的效率与合规性，又能方便供应商编制投标响应文件。那么，如何基于标准化范本编制一份合法合规的采购文件呢？具体来说，有以下几点要求：一是要符合现行政府采购法规及相关规定，包括地方性政府采购法规规章，并将法规规定转化为采购文件条款，确保条款内容合规、逻辑清晰、表述准确，不存在歧义或漏洞。二是采购文件条款应体现公开、公平、公正的原则，避免设置不合理的供应商资格条件、评审标准等，排斥或限制潜在供应商参与竞争。三是采购文件条款应具有可操作性，明确采购程序、时间节点、文件格式等具体要求，避免前后不一致情况，便于供应商理解和执行。四是采购文件应涵盖政府采购支持合作创新、节能、环保、中小微企业、乡村振兴、合同融资等各项政府采购政策，内容要详尽、全面且集中。五是应尽可能减少投标响应文件中签章的要求，避免供应商操作失误导致投标响应无效，进而提高采购效率。
在认识到采购文件示范文本重要性的基础上，越来越多的单位开始重视示范文本的制定工作。已有军队采购部门、采购人、集中采购机构以及采购代理机构通过购买服务的方式，委托政府采购信息报社编制政府采购文件示范文本和合同模板。这样能提高采购文件编制质量和工作质效，最大程度避免因采购文件不规范导致的质疑投诉，确保每一份采购文件都能经得起“放大镜式”的细致检验。
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