[商业伙伴观点分享] 企业实施打印管理是一种怎样的体验？

Greg Downer

Vine Street Solutions 管理合伙人

在企业里，传统的打印机只是完成简单的打印功能。员工在电脑上点击打印键后，走到打印机旁边，取出打印的文件。这一过程已经能够满足很多传统的打印需求。

然而，现代企业对于打印机的需求往往更加复杂。例如，当多部门同时进行打印，如何保证自己打印的机密内容，不被其他同事看到？如何在打印机密文件后，进行记录消除？如何将所有员工的打印量进行限制和统计？ 

打印管理可以解决这些问题。首先，打印机、打印卡、电脑要进行相互关联。员工在电脑上用某个帐户登录打印系统，并选择打印功能，再到打印机前进行刷卡，然后在同一帐户下选择打印内容，并点击“打印”按键。打印后，打印数据可以被消除。当然，所有的打印记录也可以被统计，这取决于公司的打印管理的政策。

打印管理还有更多内容，例如将打印程序进行优化、打印机的位置进行调整、打印功能进行简化等等。这些问题都可以向专业的打印管理服务提供商进行咨询。

节约成本。对于许多公司来说，打印管理的根本原因是为了节约成本。很多公司在打印上花费很多，但其实可以花费的更少。而打印管理是有效降低公司打印成本的办法。

安全。安全是所有企业考虑的重要因素，尤其是对于金融企业来说，他们往往受到政府监管，因此更加重视信息的安全性。在金融交易当中，从服务器到打印机，各种设备的运转必须高效、准确、安全。因为很多重要的金融决定，就是来自于这些设备所提供的数据。

环境。现代企业不再只靠利润和股票价值来驱动，许多人都在努力经营环境和社会良心。打印管理帮助企业减少碳足迹和对于环境的负面影响。

无纸化办公。打印管理能够成为企业无纸化办公的重要驱动力量。

公司在进行打印机管理的时候，员工会不会有抵触情绪？如果有，那是很正常的。因此，实施打印管理，沟通非常重要。

很多时候，打印规则对于员工来说是陌生的，这就意味着不仅要告诉员工我们改变了什么，同时更要告诉大家，为什么要改变——这比前一个问题更重要。只有员工理解了改变的意义，才会积极配合使用。此外，除了强制性地要求员工遵守打印管理，也应该为员工提供指导性的手册或者培训，让大家理解遵循打印规则所能带来的好处。

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