小编经常看到每一次路口红绿灯坏了的时候，不管路有多宽，都会出现大面积的拥堵、因为失去了管控，正常行驶的人总是很委屈，因为总有人想破坏规则。企业何尝不是这样，甚至连管理工具都没有，想做好的业务员做不好，不想做好的业务员总是有千万种理由，反正没有管理规则。
小编也经常看到很听到业务员提到：
1.好不容易搞个有质量的客户，被同事说是他谈过，只能罢了；
2.新业务员总是得不到有质量的询盘，分配不均，慢慢离职，老板还到处打听业务员为什么留不住；
3.老业务员总是抱怨平台做的少，没有好询盘，都不清楚一年谈过多少客户。多少好的询盘，回复一两次就不联系啦？在赌运气吗？来个询盘都是订单的话，这个职业可能就没你什么事啦。
4.老板天天犯愁业务怎么这么难，今天走一个，明天来两个，什么时间才能为公司沉淀点资产。
小编为大家整理了现在外贸的管理规则，再配合上外贸的管理软件。解决好内部矛盾。效率才会提高，知己知彼，战而不败！
外贸销售系统使用规范
第一章
为完善外贸业务信息化管理规范，公司将通过富通天下外贸业务系统做为外贸部信息化管理工具，公司为每-位在职员工分配内部帐号和使用权限。系统操作内容包括:客户信息备案录入，相关来往邮件，跟踪记录，客户文件资料存档,对外报价审核，外销合同录入审核，合同到款认领，下达购货清单，公司将以系统数据做为业务考核，审计。系统数据不得弄虚作假，拖延录入，如有发现胡乱编造，影响业务正常开展，信息泄露，恶意篡改删除信息等，后果自负。
一、客户管理规则
1、询盘分配:业务人员接到客户询盘或公司其他分配的询盘, 1小时内录入到富通系统内客户档案内。在规定时间内未录入客户档案到富通系统，被其他优先录入，则以先录入者拥有该客户优先谈判。视为该业务人员放弃该客户或询盘。
2、系统默认客户档案唯一制：遵循先入档案优先拥有跟进机会，如客户多种联系方式，以客户信息完善准确度分配，如有特殊情况，描述原由，由上级领导最终决策
3、判断客户重复条件：A客户邮箱；B客户联系电话、手机；C客户公司名称，D客户地址；E、社交账号(whatapp,微信，skype, 旺旺)，以上唯一ID都作为条件判断，凡其中一项冲突会提示客户重复。电话和手机号必须添加国家代码和区号，不要空格，各社交账号ID要求不要添加空格或其他符号。注:因客户来源渠道较多，建议接触到客户第一时间准确录入系统，如发现客户与公司某位同事重复，应友善提醒同事，作出相应跟进战略，如客户紧急应先向上级反映，不得私自谈判，故意隐瞒，延误商机。
客户要多维度分析，每一类客户都不一样的谈法，经销商怎谈？你知道吗？
终端客户需要什么你知道吗？中间商又该怎么谈？哪些重要，哪些可以放一放。你可能都没有分析过，上来就报价，回复率低不正常吗？
4、客户分类方法
合作老客户:有过两次成交的客户.
合作完成客户:初次成交并收款和发货完毕。
合作未完成客户:做PI并且没有收完款，也未发完货的客户。
深度谈判客户:客户谈到一定成度，涉及到交期，定量，合作细节并有计划下单。
报价谈判客户:是指客户已经进行过二次以上的沟能，有过价格谈判。
初级交流客户:有过两次以上的交流，可能没有明确合作指向的客户。
A级，B级:只是来过询盘，单方面联系，没有得到客户回应的信息。
注:当客户到每一个阶段，严格按照分类对客户进行及时升级维护，方便更好识别与后续跟进，养成客户数据化管理习惯。
手里有多少客户，谈到什么程度啦，都不知道，业绩从哪儿来的？
老板你都不知道公司到底来过多少客户，谁谈到什么样啦，你也别怪业务员人家反水。
5、潜在客户公开制度公海管理:是指公司潜在客户没达到公司跟进要求，系统将自动转移到的区域，将不再属于原由业务员，公司所有业务人员都可以认领到自己的客户管理库进行跟进谈判，每个业务员每日限领取公海客户5名；
6、潜在客户转入公海条件设置规则如下：
A、合作未完成客户、寄样品客户、深度谈判客户、报价谈判客户:30天内没有发送邮件，40天内没有收到客户的邮件, 30天内没有更新客户类别，30天内没有跟进记录，同时满足以上四个条件客户将会自动转入公海。
B、初级交流客户、A/B类客户: 15天内没有发送邮件，20天内没有收到客户的邮件，20内没有更新客户类别，30天内没有跟进记录，同时满足以上四个条件客户将会自动转入公海。已转入公海的客户，原拥有人不得直接领取，已被其他人领取的没有任何理由索回。
大家都知道，每个团队里都有不同性格，不同层次，不同经验，不同风格的队友，客户又何尝不是，富通天下就是企业的印钞机，每天都会把您公司最宝贵的资源循环利用起来。
二、邮件来往管理
1、确保公司邮件的安全管理，在客户心目中树立统一、稳定的公司形象系统账号都会绑定公司分配的企业邮箱，所以业务来往邮件，严格要求必须使用富通天下绑定企业邮箱对外收发，客户来往过程必须完整归并到对应客户档案。
2、不得以任何理由私自使用私人邮箱和客户来往。
3、不得在收发邮件签署与工作无关联系方式。
4、不得私自转移刪除加入黑名单等潜在客户的邮件
邮件更不用说啦，没有一个好的管理工具还不如用，哪个三年以上的业务员都有上万封，真正看到的也就仅仅前三页，收件箱就像一个大宝藏，需要挖掘。
三、资料存放要求资料存放
系统默认分为公司目录，自建目录，客户目录公司目录:公司目录用来存放公司公共文件资料，内有详细分类，供开展业务使用
自建目录:指自己总结，常用的业务资料客户目录:客户目录内存放客户相关业务产生的所有文件，图片，图纸，装照，CI，PL,B/L等想关文件资料，当业务产生后必须存入客户指定分类。注:文件类型，可以设置任意格式存放: JPEG,PNG DOC,PS,等
公司没有统一的管理文档，怎么能做大，每一次来新人都要整理一遍，时间都浪费在上面，不值，甚至业务员离开的时候很多有用的资料基本找不到 怎么搞？
四、产品管理
系统默认分为公司目录，自建目录，客户目录
公司目录：公司目录用来存放公司所销售产品信息，内有详细产品参数，供业务使用，不得随意更改。
客户目录：存放客户指定要求产品或定制产品。
企业如果没有完善的产品库，怎么才能做大？
五、报价管理
报价系统是以产品库为基础的报价单生成制作，应根据公司审核要求制作报价单后提交审批，审批通过后，方可对外发送。
六、合同管理
合同制作，应以系统为主，一旦客户达成合作意向，需要在系统起草PI并提交上级审批，通过后方可发送,系统内PI上的各项信息应于实际发送给客户的PI信息一致，如各项信息不一致，造成公司损失，相关业务员成单相应责任。
七、收款管理认领合同款项，并准确向财务传递认领信息，合同入账。付款单及时认领，不用天天跟财务对账啦。
八、跟进管理
跟进管理只与客户非邮件来往并和客户取得有效沟通和销售机会，及时录入客户跟进日志；如有重要客户谈判细节，必须将原有内容截图添加至相关客户跟进附件。如有谈判细节遗失，造成损失后果自负。
客户不跟踪，最后一场空，长点心吧。
九、售后管理
如有客户反馈产品使用问题必须真实记录客户描述问题原因所在，并做好售后反馈记录。
客户问题不留下，怎么才能升级产品，怎么才能听到市场的声音
其实像这些管理，属于企业发展的基础建设，不要在说什么公司大小，人员多少，这是外贸企业的标配。
注：本文仅供参考,更多详细内容请联系
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