用户创建数据透视表后，经常会遇到数据源发生变化的情况，如修改、删除和增加等，数据透视表在默认情况下并不会同步更新，此时原有的数据透视表已经不能如实地反映原始数据了。为解决这一问题，本文将介绍当数据源发生改变时，如何对数据透视表进行数据刷新，从而获得最新的数据信息。
当数据透视表的数据源发生变化时，用户可以选择手动刷新数据透视表，使数据透视表中的数据同步进行更新。手动刷新数据透视表有三种方法，具体操作步骤如下。
选中数据透视表中的任意一个单元格（如B3）并右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【刷新】命令，如图1所示。
图1 手动刷新数据透视表方法一
选中数据透视表中的任意一个单元格（如B3），在【数据透视表分析】选项卡中单击【刷新】按钮，如图2所示。
图2 手动刷新数据透视表方法二
选中数据透视表中的任意一个单元格（如B3），按<Alt+F5> 组合键也可刷新数据透视表。
用户还可以将数据透视表设置为自动刷新，当工作簿文件被打开时，就执行刷新操作，具体操作步骤如下。
选中数据透视表中的任意一个单元格（如 B3） 并右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择【数据透视表选项】命令。
在弹出的【数据透视表选项】对话框中选择【数据】选项卡，勾选【打开文件时刷新数据】复选框，单击【确定】按钮完成设置，如图3所示。
图3 设置数据透视表打开时自动刷新
此后，每当用户打开该数据透视表所在的工作簿时，数据透视表都会自动刷新。
当数据透视表用作其他数据透视表的数据源时，各透视表间会形成动态链接关系，对其中任何一张数据透视表进行刷新时，都会对链接在一起的数据透视表进行刷新。
如果数据透视表的数据源是基于对外部数据的查询，Excel 会在用户工作时在后台进行数据刷新。
刷新引用外部数据源的数据透视表可以使用如下两种方法。
步骤①：
选中数据透视表中的任意一个单元格（如B3），在【数据】选项卡下单击【属性】按钮，弹出【连接属性】对话框。
步骤②：
在【连接属性】对话框中单击【使用状况】选项卡，勾选【允许后台刷新】复选框，单击【确定】按钮关闭【连接属性】对话框完成设置，如图4所示。
图4 设置允许后台刷新方法一
步骤①：
选中数据透视表中的任意一个单元格（如B3），在【数据透视表分析】选项卡中依次单击【刷新】→【连接属性】命令。
步骤②：
在【连接属性】对话框的【使用状况】选项卡中勾选【允许后台刷新】复选框，单击【确定】按钮关闭【连接属性】对话框完成设置，如图5所示。
图5 设置允许后台刷新方法二
如果数据透视表的数据源来源于外部数据，还可以设置自动刷新频率，以达到固定时间间隔刷新的目的。
在【连接属性】对话框【使用状况】选项卡下的【刷新控件】选择区域中勾选【刷新频率】复选框， 并在右侧的微调框内设置时间间隔，此时间间隔以分钟为单位，本例中设置的时间间隔为 30 分钟，单击【确定】按钮完成设置，如图6所示。
图6 定时刷新
用户可以使用VBA 代码对数据透视表进行设置，让其自动刷新，具体步骤如下。
在数据透视表所在的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【查看代码】命令进入VBA 代码窗口，或者按<Alt+F11> 组合键进入VBA 代码窗口，如图7所示。
图7 进入VBA代码窗口
在VBA 编辑窗口输入以下代码：
#001 Private Sub Worksheet_Activate()' 注释：当激活当前代码所在的工作表时， 运行下面的程序
#002 ActiveSheet.PivotTables(" 数据透视表 ").PivotCache.Refresh' 注释：刷新名称为“数据透视表”的数据透视表
#003 End Sub' 注释：代码过程结束
单击工具栏中的Excel 图标切换到工作簿窗口，如图8所示。将当前工作簿另存为“保存类型”为“Excel 启用宏的工作簿”。
之后，只要激活“数据透视表”所在的工作表，从其他工作表切换回代码所在的工作表时，数据透视表就会自动刷新数据。
图8 在VBA代码窗口输入代码后切换回工作簿窗口
在步骤 2 输入VBA 代码时，(" 数据透视表") 括号中的名称必须根据实际的透视表名称做修改。
如果用户不知道目标数据透视表的名称，可以通过以下两种方法查看。
方法1：选中数据透视表中的任意一个单元格（如B3），通过【数据透视表分析】选项卡中的【数据透视表名称：数据透视表】查看，如图9所示。
图9 数据透视表名称查看方法1
方法2：在【数据透视表选项】对话框中也可以查看数据透视表的名称，如图10所示。
图10 数据透视表名称查看方法2
推荐阅读
北京大学出版社
