“大家好，我是李启方！鞋服时尚：“Excel 依赖症”有何弊端？
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近几年，直播等电商新模式为零售行业提供了新的增长空间，给传统服饰行业带来了新的增长动力。增长空间的背后，是激烈的市场竞争和消费者需求多元化的挑战。服装零售行业需要加速转型，利用数字化技术，线上满足全渠道营销多变的需求，线下赋能门店，在门店提供更加个性化和便捷的购物体验。
而由于历史的经营模式，调研下来看到，不少的鞋服企业相较于其他零售业务，对于 Excel 有相当大的依赖度。结合业务来看，Excel 存在不少的使用问题
数据无法同步更新还会让企业工作的环节产生很多问题：
- 不同部门或不同系统之间需要重复录入相同的数据，降低了工作效率
- 数据无法同步更新可能导致数据在不同系统之间不一致
- 增加数据的混乱程度，难以清晰地跟踪数据的来源和变更历史，给数据分析工作增加难度
- 数据的及时性和准确性降低，从而降低了数据的价值和可用性
- 由于数据无法同步更新，可能导致数据错误和不一致性增加，进而增加了数据管理和数据分析中出现错误和风险的可能性。
在访谈鞋服企业的业务部门，尤其是商品部门时，往往会有业务老师吐槽慢的问题。商品部门需要管理全量的商品经营信息，SKU 一旦较多，势必出现大量数据堆积。Excel 本身承载数据量就不大，过程中出现工作卡慢会导致工作时间延长，从而影响到生产效率。员工需要花更多的时间来处理数据，导致工作进度缓慢，难以按时完成任务。同时，由于数据处理的进度缓慢，会导致数据分析工作和决策管理的进度也需要相应的延时，这会直接影响管理层的决策速度。
3、上手快，但是门槛其实不低，分析过程繁琐，学习成本高
Excel 在进行数据分析方面虽然功能强大，适用于进行一些简单的展示性分析，但相比专业的数据分析软件，其功能和灵活性相对较弱，无法满足企业对于更复杂数据分析的需求。Excel 所展示的静态图表和报表，对于大量数据的可视化有一定的限制，难以形成直观的数据展示和分析结果，生成的分析结果有一定局限性。
因为每次只能发送整个文档，没有明确的版本机制，可能会出现多个人对同一份文档进行修改的情况，无法确定哪个是最新版本，融合成最终版还需要时间排查，造成版本混乱，例如，一个人的修改可能会覆盖另一个人的修改，导致数据的不一致或者数据丢失。同时，Excel 的分享方式单一，无法提供实时的协作和沟通功能，无法支持多人同时在线编辑和讨论，可能会影响团队的沟通效率和协作效果
数据可能会在传输、传输、存储或处理过程中被未经授权的人员获取，导致敏感信息泄露。同时，表格等文件形式传输过程中存在安全性风险，可能会被篡改或者泄露。尤其是涉及到敏感信息的文档，缺乏有效的权限控制和加密保护，容易导致数据泄露和信息安全问题。
除了基础的 Excel 工具使用，大量的业务波动变化开始影响原有的业务数据分析流程和方式，线上业务的突起，鞋服企业面临从自己投放的多个渠道进行整合的问题，所有的内容就又都回到了手工环节。在数字化建设方面，鞋服类企业走的往往很慢，大量的 Excel 报表占据了不少业务部门的核心时间，进而反向降低了业务的发展速度。
从使用目的这个角度来看，两者是没有区别的，都是为了做数据分析。事情还是一样的事情，只不过当前企业数据量骤增，处理数据的难度指数级增长，因此需要更高效的数据工具来应对。
但如果我们深究两者本质及其适用场景的话，会发现区别还是非常明显的，具体可概括为3点：
BI：完成数据从获取→储存→分析→可视化→发布查看的最佳工具
Excel数据无法自动更新，因此固定的周、月报每次都要重新导数制作。而BI直连/抽取数据库，数据只要一更新，前端的数据和图表就可自动更新，无需手动处理。
因此，某种程度上BI也可以替代Excel+PPT，用BI直接取数分析做汇报展示即可（例如下图的销售经营分析报告），无需再像以前每周都得用系统导数→Excel处理数据→画图表→贴到PPT。可节省不少重复制作数据报告的时间，甚至数据联动及展示效果都优于PPT，毫不夸张地说BI=(Excel + PPT)² 。
做数据分析最痛苦的就是没数据，谁都希望可分析的数据越多越好，但Excel每个工作表只能存储100W条数据 ，且做分析时极其受限于电脑配置，动不动就卡死。
举个例子，一个小小的超市，10名收款柜员每天接待200人，每人10件商品产生的销售明细数据，Excel立马倒下，根本无法施展手脚。但BI是能够轻松应对千万级别的数据，性能基于其高性能计算引擎，不受电脑配置影响。因此在数据量超过百万时，就可以考虑用BI来代替Excel。
现在单纯的数据罗列是满足不了企业的数据分析需求的。比如在Q1复盘会上，老板突然说想看某个地区、或者某个门店的销售明细数据，换成Excel，你就需要当场/会后加班用Vlookup重复合并查询多个工作表，费时费力。
但通过BI你就可以直接利用联动、钻取、跳转等功能满足上述需求。领导想看什么月份、什么门店的数据都可随时切换查看，也能进一步实时看各销售员、各商品线等更深层次的数据。
与此同时，以FineBI为例，其还拥有数据解释、数据预警等辅助我们进行深层次数据分析的功能。
以数据解释为例，例如当我们发现毛利额下降，毛利率、环比增长率出现负值，但却不知道问题出现在哪时，不用担心，通过数据解释功能，我们只需点击查看影响销售额数值的因子，就能发现零售类商品的影响最大。再通过时序对比门店维度，就能发现鄂尔多斯店和长沙梅溪湖店是关键影响因子，后续重点分析这两个店即可。
数据解释功能能够帮助我们找到“数据关键出错点”，节省大量的分析时间。
Excel制作图表的可视化效果往往无法满足企业需要，即使能满足也需要较多的操作设置。
而BI一般会内置10余种图表主题，仅需简单设置即可制作流向地图、热力图、桑基图等高级图表。
桑基图
企业报表大多数不是靠自己一个人完成的，而是需要集合大家的数据共同制作完成。
就像以前办公用word比较多，文档每改一次就得给别人再发一次，非常不方便。但自从有了石墨/腾讯文档后，在分享方面，只需点击“分享”，即可生成链接发给团队内的人查看/协作编辑。同理，表格分析也是这个道理。
以往用Excel无法公开分享协作，需要以离线文件通过QQ/企微等平台给不同的人发送文件。但现在用BI就可以直接生成分享链接，只需发布链接（可自行设置公开链接/需要输入密码打开的链接），其他用户点击你发布的链接，就能查看报表及仪表板。
且如果你在制作季度/年度数据分析报告的过程中，希望其他用户也能加入共同编辑，BI也能够支持，只需你设置给到这个用户关于此分析主题的使用和编辑权限即可。
Excel提供的数据安全性极其有限，只能限制用户访问和修改的权限，但无法对用户按照职位角色进行管理控制，也不能对数据进行行级的访问权限控制。
这是因为Excel是一个单机程序，所以一个Excel文件通常无法被多个用户同时管理。而BI具备完整的管理控制台，可以让企业多部门共用一个系统，各个部门有其自己的管理员，能给其部门员工分配权限，即实现多级管理员层层分配。分级管理员只能管理自己职责范围内的模板权限分配，如下图所示：
再例如，现在各个公司业务线都扩张得厉害，很多员工可能都归属于多个项目组或多条业务线，报表权限非常复杂，常常是交叉组合的分配，这时候就需要保证权限配置的准确。而要实现这点，用Excel是无法做到的。因此，如果所在企业的子公司多、部门多，对数据安全、权限管理有强烈需求时，就可以考虑是否能用BI来满足了。
04
既然BI这么好，那BI难学吗？
有Excel好上手吗？
这个问题，看似简单，却很实际。产品再好，不会用也是白费。
以BI来说，市面上的BI产品设计初衷是给不懂技术的业务人员（运营/财务/销售等）或专业数据分析师使用的（使用深度不同），因此易用性必定被摆在首位。
而以FineBI为例，为了让业务人员真正愿意用、会用、用得起来，其采用的就是类Excel设计，整个数据分析流程简单易懂，添加数据→编辑分析数据→制作可视化图表及仪表盘→分享发布，符合大多人的分析思维，易上手。且FineBI在Excel操作基础上还增加了快速数据校验、分析操作步骤回溯等功能，一边分析一边校验预览数据，减少返工成本。
因此，对于有一定Excel操作基础的人来说，BI上手是分分钟的事。
05
回到开头，用BI究竟
是盲目跟风还是必然趋势？
BI工具有逐步替代Excel的趋势，但不可能完全取代Excel，因为Excel有其不可替代的灵活应用场景。
但值得说明的是：Excel+BI一定是未来10年内最强的数据分析工具组合。
两款数据分析工具能解决我们大部分的数据分析需求，但也有各自的需求场景，用BI并不是盲目跟风，而是顺应企业数据需求的发展。
大家要切实根据自己目前的实际需求场景出发，来判断选择Excel还是BI（其实大多数情况下是两者共同使用，不存在只能使用一个工具的情况）。可能在初学BI时会觉得Excel更好用，这很正常，是需要一段时间的“阵痛期”，但这个过程不会太长。
且要相信，随着市场产品竞争同质化严重，企业对数据的依赖程度会飞速提升，数据量的大小及复杂程度也会指数级提高。虽然BI不可能完全取代Excel，但企业后续在市场的激烈竞争压力下，必定愈发开始注重数据价值，因此使用BI去做数据分析的人只会越来越多，这是必然的发展趋势。
因此，不如趁现在去了解、学习利用BI=(Excel + PPT)² 的价值，来实现职场的弯道超车。
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