管理费用是经营企业必须要做的。获得预算批准、提交发票和收据以及跟踪银行的多个信用账户是您运营的重要部分。
在某些方面，远程工作给必须监控和管理团队内多个费用账户的企业带来了新的挑战。
所以您可能想知道，“有没有更好的方法来管理我的业务费用？”
是的，当然有。但是您需要先了解您的开支的性质，然后才能找到机会使它们更有效率和更有条理。
远程或分布式工作是企业节省基本开支（如办公室租金）和从所在地区以外寻找人才的好方法。即使是设有地区办事处的企业，也可能至少从远程承包商那里获得一些服务。
但是，拥有一个没有办公室的分布式团队并不能完全免除您的企业的各种费用。让我们看看那些是什么。
分布式团队与办公室团队有很多相同的开支，但也有一些不同。我们将在下面讲解它们。
旅行
远程和分散的团队通常仍然举行面对面的会议和聚会，尽管很少见。这是员工保持联系的一种方式，因为他们大部分时间都是独自一人。
管理差旅费用包括以下内容：
要求员工保存并提交收据以进行报销。
批量购买机票、酒店、餐饮等，然后将详细信息发送给您的团队。
将信用卡详细信息发送给个别员工以进行与工作相关的采购，然后在对账单到达后对发票和交易进行分类。
确保这些费用保持井井有条可能是一项繁琐的工作。再往下，我们将讨论一些解决方案。
常规预算项目
从事特定项目的远程团队成员通常在他们的预算中有固定项目：
津贴和福利。远程团队通常希望获得与办公室相同的福利，例如零食、团队午餐、健身房使用权等。远程工作时，这些津贴通常以提交费用的津贴形式出现。
所需的工作材料。无论是在传统办公室内外，硬件（打印机、计算机等）、产品原型和其他商品等实物材料通常都是必需的。但是，远程团队维修或更换实物商品更加困难。随着时间的推移，为个别员工管理单独的独特费用也会变得混乱，尤其是在会计方面。
软件订阅。所有软件订阅都是在线的，这使得管理它们比管理其他费用更容易一些。但您团队的工作性质将决定您需要的订阅。每个部门都可能知道它需要的确切订阅，但有时需要测试期来找出最适合业务的工具。这需要一定的自主权，这使得跟踪软件订阅变得更加困难。
经常性和一次性项目
管理项目和管理费用似乎是独立的任务，但实际上它们是完全交织在一起的。但是，这种联系并不总是很清楚。项目总是有费用，但跟踪成本和批准可能会变得模糊，除非您积极努力组织它们。
项目费用的范围从营销计划到新产品开发再到活动和聚会。一次性项目也属于这一类。
现在您知道了适用于远程工作的几种费用类型，让我们回顾一下您的财务团队（或普通员工）在远程管理这些费用时可能必须处理的一些问题。
批准
获得项目的费用批准总是令人焦虑，但当您远程进行时，压力会更大。发送电子邮件来加快处理速度对财务团队来说可能会造成破坏——管理员工报销也是如此。
审批缓慢对员工和管理团队来说都是一种痛苦。它们还会给业务运营带来问题，例如：
处理大量的审批，整理成批的收据，不知道您到底在付什么钱，这让会计部门很头疼。
缓慢的审批会影响运营进度和效率，这让希望快速前进的团队感到沮丧。
员工在等待为完成工作所必需的东西而欠他们的钱时可能会失去耐心。
跟踪多个账户
企业通常有多个银行账户、信用卡和其他工具来发送和扫描收据。这会导致登录信息混乱，很容易混淆或丢失。有时甚至需要数周时间才能确定先登录哪些账户，然后再执行下一步所需的操作。
协调和分类
一旦您安排了运营费用、开具了支票并追上了应付账款，您仍然需要对所有内容进行分类和核对。而且您通常需要在您的会计软件中记录和跟踪所有这些。
因此，拥有多个独特交易和费用流的远程和分布式团队的协调过程要复杂得多。这就是为什么拥有一个能够简化和减少会计工作流程步骤的解决方案至关重要的原因。
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