Excel不是很多人想象的那样，可以随心所欲的使用，可以任意的划线，可以任意的输入数据。Excel是一个有很强逻辑的数据管理和数据分析工具。但是，很多人并没有把Excel真正用起来，原因是什么呢？
实际问题剖析之1：大而全的表格
往来账主管小蔡望着电脑上的一个同事离职时留下的应付款表格，发着呆，心中充满了焦虑。领导要看上个月的前10大供货商的数据，不仅要看每个供应商的当前余额汇总表，还要看每个供应商的发票明细、汇款明细等。
小蔡实在是不想再折腾这样的表格了，要命的是，这样的表格不仅数据维护不方便，领导要的几个汇总表（比如各月的汇总表，各个供应商的对账单等等）做起来太费劲了，简直是折磨人的工作。在一次现场培训课堂上，小蔡拿出了这个表格，问我：韩老师，您能帮我设计一个应付管理表单吗？
小蔡的表格是长这样的：
图1 原始的应付款表格
一、病表诊断：
这是一个典型把Excel当成Word来使的例子。实际上，这个表格仅仅是一个每个供应商、每个月的汇总表报告，而不是原始应付数据的管理表单。在实际工作中，把表格设计成这样结构的不在少数。这样的表格主要问题是：
1、没弄明白什么是基础数据，什么是汇总数据；
2、数据管理的逻辑混乱，比如某个月的入票数据和汇款数据，是手工合计后填写的，每个月的余额，也是根据上个月的入票额和汇款额用简单的加减公式计算出的（每个月的公式还不一样），工作量很大；
3、表格中存在着两个性质截然不同的数据信息：一是几个重要的、属于不同管理性质的基础数据流信息，比如供应商资料信息、年初余额信息、入票信息、汇款信息，二是根据基础数据计算出来的汇总数据信息，比如每月计算出的结余数据，但小蔡却把这些信息数据弄到了一个表格上，做了一个大而全的表格，不仅输入数据不方便，看各月数据不方便，计算汇总更不方便；
4、使用大量的合并单元格，使用多行标题，表格结构不是一个数据库的架构，而是一个典型的Word表格结构（实质上是报告的结构）。
二、解决方案
那么，这样的表格该怎么设计呢？如何做到科学规范的应付款管理，并能自动得到领导要的各种分析报告？
首先明确，应付款管理的基本数据流信息都是什么，如何管理维护这些基本信息数据，以及如何根据这些基础数据制作领导要的汇总分析报告。
图2是应付管理系统基本逻辑架构图。
图2 应付管理系统架构图
在这些数据信息中，供应商基本资料是相对固定不变的数据，包括供应商编码、供应商名称、地址、邮编、联系人、电话、邮箱、等等。这些信息单独建立一张工作表进行保存，单独管理，新增加的供应商按行依次往下保存，不再联系的供应商仍旧保存其数据（不能删除），这样，表格结构设计如下所示。
图3 供应商基本资料管理表单
年初余额也是固定不变的数据，每年初把上年度的年末余额复制粘贴过来即可。如果本年度增加了新供应商，那么该供应商往下依次输入，年初余额输入0。年初余额表设计如下。
图4 供应商期初余额表单
图5 新增供应商后的表单
日常维护的表格包括入票管理表单和汇款管理表单，它们设计成流水结构（数据库结构），用简单的几个字段，来保存最主要的发票和汇款信息，一笔一行记录，分别如下图所示。
图6 入票数据表单
图7 汇款数据表单
有了这4个基础表单，那么就可以利用函数公式，来制作自动化的统计分析报告。
图8 自动汇总统计各个供应商的应付数据
图9 自动汇总统计各个供应商每个月的应付数据
图10 制作指定供应商全年的对账单
图11 制作指定供应商、指定时间段内的对账单
三、总结：
任何一个表格，不能凭想象来设计，不能凭喜好来设计，更不能按照领导的要求来设计基础表单。领导要的表格永远是汇总统计分析报告，而不是基础表单。作为数据表格的维护人员和数据处理分析人员，我们应该根据领导要求什么样的报告，来反推这样的报告需要有哪些基础数据来完成，这些基础数据如何采集，基础表单架构如何设计，用几个字段（几列）保存数据，每个字段如何维护。
当基础表单按照数据管理的要求设计好后，我们就可以使用最简单的函数公式，来制作自动化数据统计分析报表，完成领导布置的任务，甚至还可以进一步制作各种灵活的分析报告来。
目前很多人的做法是：把基础表单设计成了领导要求的结构，那么，这样的表格能解决什么问题呢？无非就是一张带边框的Word表而已。
对于本节案例而言，由于应付款管理的基本数据信息流有4个：供应商、年初余额、发票、汇款，他们的性质不同，管理的内容不同，因此要分4个基础表单来管理维护，而不能做成一个大而全的表格。
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