在每次的Excel培训课上，总是能看到很多很多让人惨不忍睹的表格，甚至都不能称之为表格，更不用说数据分析报告会是什么样子了。这些表格的一个共同的特征就是一个字：乱！乱到让你发狂，乱到已经限制了你的想象！
经常听到这样的话：
老师，救救我，我每次汇总太费劲了，有没有好的方法啊？
老师，我函数总是用不好，怎么办啊？花了2年时间学函数，钱也没少花，但是还是没法把函数用起来。
老师，我花了大把的时间去网上学习Excel，搜索Excel小技巧，但是为什么跟那些老师学了之后，还是记不住，做报告还是很累人，做出的报告还是不受待见呢？
老师，帮我看看这个表，我一点思路也没有。
……
Excel的灵活性，让我们很多人可以无师自通，拿来随手就用。但是，作为职场人士，Excel的应用是要遵守一些重要规则的，而不论是Excel的学习，还是Excel的应用，都是有讲究的。我们不能按照Word的逻辑和思路来管理数据，否则这张表格就没有任何计算逻辑，就没法快速制作各种数据分析报告。
设计好你的基础表单，让数据各居其位，让数据顺畅流动起来！
迈好这至关重要的第一步！
我们已经强调过，基础表单必须要根据实际工作内容，依据不同的数据管理逻辑，设计成不同的结构。因此，基础表单没有固定的格式。
大部分流水性质的业务数据，一般要设计成数据库结构，比如资金管理表单，销售表单，工资表单，合同表单等等。
某些特殊需求的表单，则根据实际需要设计满足该需求的结构，比如日常考勤表。
基础表单的设计，要遵循以下几个最基本的原则。
结构的科学性
数据的易读性
汇总的便利性
分析的灵活性
外观的美观性
结构的科学性，就是要按照工作业务的性质，数据管理的内容，数据的种类，分别设计基础管理表格，分别保存不同数据。基础表格要越简单越好，而那些把所有数据都装在一个工作表中的做法是绝对不可取的。比如，要做入库出库管理，你会如何设计这样的基础表格呢？要用几个表格来反映入库出库数据？每个表格要怎么保存数据？
数据的易读性，主要包含两个方面：利用函数读数（取数）方便，叫函数读数；眼睛查看数据容易，叫人工读数。一个杂而乱的表格，是很难实现这两种高效读数的。数据易读性差的主要原因有：表格结构设计不合理；数据保存不合理；残缺不全的表格数据结构。
汇总的方便性，是指不论多大的数据量，汇总要简单方便容易。你可以问自己：我设计的工作表数据汇总方便吗？大量表格数据之间的汇总方便吗？如果不方便，或者做起来非常吃力，Excel很好用的工具也用不上，主要原因就是基础表格设计有问题，导致函数没法用，数据透视表用不好，图表做不好。
如果设计了很多工作表，需要把这些工作表数据汇总到一张工作表上，那么每个分表的结构（尤其是各个数据列的顺序和位置）尽量要保持一致，这样可以快速创建计算公式，更便于制作数据分析模版。我曾见过这样一个表格，每个月的项目是一样的，但是项目顺序不一样，有的表格顶部有大标题，有的没有，这样的表格设计给数据跟踪分析造成了不必要的麻烦。当问起为什么这么做，为什么不把每个月的工作表统一格式时，回答是：这个不能保证每个月完全一样啊。连一个标准化规范化的表格都做不好的企业，它的管理存在诸多问题也就见怪不怪了。正应了一句话：没有困难，创造困难也要上！
分析的灵活性，是指不论做何种分析，要讲究数据分析的灵活多变。因为我们对数据进行分析的目的，是要针对企业的数据进行深度挖掘，从不同方面找问题、找原因、找对策，这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。
外观的美观性，不论是基础表还是报告，都尽量要求把表格进行美化。基础表的美化以容易管理数据为标准，而报告的美化以分析结果清楚为标准。特别强调的是，不论是基础表还是报告，很多人喜欢把数据区域加上边框，并保持工作表默认的网格线。其实，我们可以取消网格线，而把数据区域设置为非常简练的线条表格，并把单元格字体、颜色、边框等进行合理的设置。
（未完待续）
