我经常拿学开车来比喻学习Excel。到驾校学开车的第一堂课,不是让你去摸车,更不是让你去开车,而是把你领入一个教室,安安静静的坐好,学习开车前必须了解和掌握的重要东西:交规!
学习Excel也是一样的。我们学习和应用Excel的第一堂课,不是学习什么小技巧小窍门,也不是马上就学习函数公式,更不是学习如何做数据分析,而是彻底地了解和熟知Excel的重要规则,并能够把这些规则用到实际数据管理、数据处理和数据分析中。
Excel的重要规则,包括:
表单设计规则
数据管理规则
数据处理规则
函数运用规则
公式设计规则
数据分析规则
等等
不论是一个简单的表单设计,还是简单的日常数据处理,或者是复杂的数据分析,都离不开这些重要规则。
例如,很多人喜欢设计大而全的表格,在这样的表格里,既有手工输入的基础数据,又有公式计算的结果,更有一些让人愤怒的合并单元格多行标题,那么,这样的表格是管理数据的,还是分析数据的?管理数据方便吗?取数容易吗?汇总简单吗?分析数据快吗?不妨自己问问自己。
当在公式中输入一个文本常量“北京”时,有人会直接输入公式“=北京”,结果就出现了#NAME?错误,为什么?
有人喜欢输入诸如“2018.5.23”这样的日期,或者输入诸如“78.12.1”这样的出生日期,那么,这样的日期数据能计算吗?如果不能计算,那为什么还要这么输入呢?
为了使用SUMIF函数计算单元格D2指定的某个日期之前的销售量合计数,结果有人输入了这样的公式“=SUMIF(A:A,"<=D2",C:C)”,那么,这样设置的条件,还能随着单元格D2的日期变化而变化吗?你可能会纳闷了,我会用SUMIF函数啊,怎么计算结果是0啊?
……
Excel其实是不难的。之所以很多人认为Excel很难学,是因为你一开始就走入了旁门左道,觉得应该重点去学习些小技巧,去学习函数公式,想着一星期成为函数高手,半个月成为玩转Excel,而把Excel重要规则置之脑后,最终是非常勤劳辛苦地把自己培养成了一名冷酷的表格杀手,每天打开电脑,打开Excel表格,立即变得杀气腾腾起来。
规则,是世界万物的法则,不论是宏观宇宙,还是微观世界,即便是看似无生命意识的Excel表格,都是受着规则的约束。
规则,是Excel学习的第一步,离开了规则,忽视了规则,将表不表,数不数,最终是事倍功半,进步很小。

(未完待续)

