先有设计图,才有施工图;
先有房子,才有装修。
理想很丰满,现实很骨感,我们看到的很多表格,却是惨不忍睹,眼睛找个数都很费劲,更谈不上建立自动化高效数据分析模板了。
切记以下几点:
不要把基础数据表单设计成打印形式的表格。要保持基础数据表单的纯洁性。想要什么报告,就根据基础表单来汇总计算;想要怎么打印,就从基础表单抓数来制作打印表。
再次强调:基础数据表单绝对不允许有合并单元格!
不要在基础表单里插入小计行、总计行,这个属于表格责任不清,画蛇添足。
不要把基础表单设计成领导要的报告形式,因为你现在是管理数据。领导要的永远是结果,是根据基础表单数据汇总分析的结果。
基础数据表单越简单越好,不要把简单问题复杂化。
重要的一点:要区分Excel的两类表:基础表单和分析报告。
对基础表单来说,要以最简单的结构,保存最基本的信息,还要按照不同的业务数据,设计不同的表单。
基础表单的架构设计,要考虑两个问题:
用几个表保存数据?
每个表用几列保存数据?
设计表单的一大败笔是大而全表格,不区分业务及数据种类,而是把所有数据装到一个表里,
当表单架构设计好后,就需要做数据的日常维护了,包括输入新数据,编辑修改旧数据,删除错误数据等。
很多人在输入数据时,特别随心所欲,想怎么输入就怎么输入,导致很多原始数据残缺不全,甚至是错误的,例如把日期输入成“2020.5.1”或者“20.5.1”或者“5.1”,例如在名称中间强制添加空格对齐,等等。
Excel表单的数据,不仅仅是保存,更重要的是要做数据分析,这就要求不仅从表格结构上要科学,从数据上也要规范才行,
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