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为什么你的数据处理那么累?公式太难做?因为:您设计的表格是垃圾!

为什么你的数据处理那么累?公式太难做?因为:您设计的表格是垃圾! Excel数据分析之道
2021-04-28
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导读:标题的措辞很不客气!再三强调,再三声明,再三划重点:设计规范表单是第一位的!没有规范的表单,哪来的高效处理数

标题的措辞很不客气!


再三强调,再三声明,再三划重点:设计规范表单是第一位的!没有规范的表单,哪来的高效处理数据?哪来的自动化数据分析?哪来的信息化?


现状很残忍!


有这样一个表格,要计算



现在的任务是:


  • 如果在济南,就用济南的个数*15元/天;

  • 如果在项目,统计项目的连续个数,如果连续出现大于等于15,那么直接为1500元;

  • 其他在项目的情况(即连续未超过15天),则用项目的天数*80元


先不说如何设计公式,先从这个表格的结构说起,这个表格设计得是否合理?是否有逻辑?别人是否能看得懂你设计的这个表格?


不能你自己懂这个表格而别人不懂,如果仅仅自己明白,而别人不明白,说实话,这个表格就有天然缺陷了。


不论是出差的时间,还是在项目的时间,是不是应该有开始日期和结束日期?而不仅仅是在E列记录几号开始这么个日期数字?


还有,A列是记录地址和项目的,该列的空单元格是什么意思?是没有数据吗?还是说,是某个城市或者项目(因为第一个单元格有地址了,所以下面的单元格就不用写了,就像合并单元格)?


从表单设计的逻辑来看,你觉得这样的表格应该怎么设计?能不能换个思路来考虑这个表格数据管理问题?下面是一个思路(说实话,我现在还没好清楚人家的表格设计思路是什么,所以也没办法帮他设计公式):



由此想到了一个例子,也写在了我的书里面了,一个人把收入支出的数据居然设计为下面的形式:



结果是,想用这个表统计分析,还是想用数据进行透视汇总,查看核对每个人、每个客户的收支情况,后果就是:创建透视表后,怎么出现了很多的空白,而且收款客户和支款客户不在一行上啊?



你觉得,这个问题该如何设计表单呢?


一个思路是:将收款数据和支款数据分两个表格保存,由于目前只有三个项目,是固定的,因此仍可以按照目前的三个项目列示三列的做法,如下图。



这样,我们就可以使用高效工具(例如PQ+PP),来制作自动化数据汇总分析报表,自动并表,自动统计,多省劲啊(数据录入也省劲,数据统计更省劲)!:




果项目不固定,也比较多呢?上面这种把项目并排成几列的处理方法就不科学了,需要把他们整理成一维表单,用最简单的5个字段“姓名”、“日期”、“客户名称”、“项目”、“金额”来管理数据就足够了,如下图所示,不仅输入数据方便,汇总分析更加方便:



学了那么多技巧,还自誉为懂Excel了,会用Excel了,洋洋自得,却一张合格的表单都设计不出来!!!


不对号入座,勿喷!切记!


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