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很多人设计表单太随意,而忽略了基本的业务数据管理逻辑

很多人设计表单太随意,而忽略了基本的业务数据管理逻辑 Excel数据分析之道
2024-10-18
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表单设计一定要有逻辑,也就是数据管理的逻辑,数据流动的逻辑。

表单保存的是基本资料吗?别的表单要不要引用这些表单的数据?别的部门表单要不要引用你这个部门的数据?你按照自己的习惯设计出来了,自己知道怎么抓数,但是你把这个表单发给人家,人家能不实现快速高效无缝链接抓数?

任何一个表单的设计,都要考虑上下游数据的流动问题。你这个表单,承接上游表单的数据,也要汇入到下游表单中,因此,企业的各种数据管理表单,并不是孤立存在的,而是彼此关联的,那么,用什么字段来关联?用什么方式来关联?怎么关联才能实现数据的顺畅流动?

数据是企业的血液,如果流动不畅,出现淤堵,企业就会出现问题,轻则效率下降,重则影响生产。例如,本来要在3个月前要支付货款的,已经过了3个月,等客户打电话来催了才知道;本来供应商的货款已经全部支付完毕,订单已经关闭,结果你有莫名其妙地下单支付了数十万元!这样的数据管理,损失的就不仅仅金钱了。

表单逻辑,不仅仅是表单与表单之间数据流动的逻辑,也是表单内部各个字段的逻辑。

例如,销售部确定销售产品,技术部给生产部下达产品BOM,生产部确定料工费,采购部确定原材料采购计划,仓库确定是否收货,等等,这是一个企业正常经营活动的闭环,环环相扣,表表相接,如果逻辑乱了,后果是什么可想而知。

即使是表单内部,也需要认真思考下,表单需要哪些字段?哪些字段可以从上游表单中自动获取?哪些字段需要手工录入?哪些数据还需要为下游表单使用?每个字段之间的逻辑顺序是什么?这些都是需要我们在设计表单结构时,需要认真去梳理,去思考。

很多人以Word的思维(本质上是报告思维)来设计基础数据表单,结果是充满了大量合并单元的大而全表格,这样就麻烦了。不是说绝对不能使用合并单元格,一些特殊的日报表记录表单(例如生产部门的表单、品管部门的表单等),还必须有这样的合并单元格存在,以方便来准确记录和阅读数据,但即使是这样的处理,也要考虑一下,后续的抓数是否方便?是否能够被其他表单高效引用?

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全面介绍Excel在企业数据分析中的各种应用,实际案例模板分享,经验心得,帮助个人和企业提升Excel应用能力。
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