我浅显的理解是：跟进是一种态度，一种责任，一种能量，以更合情合理的服务去感染客户促使下单成交。
如果你不明白，请你完整地阅读我发表的这一系列前几篇文章，你就会自己感悟到跟进究竟是什么。
如果你想要达到成交，就必须有合适的工具来实施跟进。因此，这里我们来谈论一下业务员的工具。
作为一名外贸业务员，到底需要哪些工具？
自己梦想的是有一天在谈判桌上计算器上手指飞舞后，给老外一看。简单交涉一通，OK，成交。
当然这样的情况很少，需要所有情况了然于心，没有五六年的功夫练不来。
所以还是谈谈正常情况下我们需要的工具。catalog，名片，计算器什么的这些基本的我就不说了。
按照重要性，我依次排名：
一. 即时贴
为什么把这个不起眼的小东西放在首位？
因为你可能没有注意到它对工作效率和计划的完成能起到多大的作用。
比较经典的用法是：
1. 每天把要做的工作写下来，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。位置的顺序根据重要性自己定。完成之后把它取下，贴在一个专门的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴。象符纸一样刺激你的视觉。
拜托，赶紧把事情做完吧。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉，慢性子都会得到改变。是什么决定命运？ 性格和处事方式！
另外你也可以根据笔记本上自己标注的日期来查找某天到底处理了那些事宜。
即时贴还有一个特点，可以多次使用，从一个笔记本转移到另一个。
PS：可以写些目标或鼓励自己的话，积极的人象太阳嘛，走到哪里哪里亮。
我现在使用的是一个叫sunbird的工作计划软件。非常好用，作用和即时贴差不多。
二. 成本表、配件清单成本表、常见故障原因和排除
一个外贸业务应该对产品成本的构成有深入的研究，不能只知道一个底价和几个点的利润价。老外说，我们需要另外多订购一些电控板，电机等配件这样客户机器坏了我们能及时更换。**型号的电控板多少钱一套？电机多少钱？你要心里有底。
至于常见故障原因和排除，你可以参考产品实用手册和技术人员。这方面的知识了解越多，你就越象个可信任的销售人员。因为很多时候客户不是一个人来，而是带着他们的产品主管或工程师。你要有信心去应付。
三. Outlook Express或Office Outlook
起初，我使用的是Access数据库配合ASP程序编写的一个客户管理程序来管理和保持跟进，但后来觉得有点大才小用。随着使用Outlook Express越来越顺手，我感觉到它完全可以代替前者。建立多层文件夹、标识、查找等功能完全能满足日常需要。
自己多研究研究，比如重要的邮件或问题没有解决的邮件可以标记成“未读”或者“小旗子”），按地区、国家、公司建立系列子文件夹来进行管理。通讯簿的定期导出可以让你获得一份客户Email地址的备份。可以给自己发邮件（不用管自己会不会收到），内容写上对某一客户工作上的要点和注意然后在已发送邮件里把它转移到特定客户的文件夹，它会成为一份备忘要点邮件。等等一些用法自己去了解。
四. 业务笔记本
这个基本没什么好说的。亮点在于可以随时配合小订书机把客户名片订在笔记本页面上。旁边写上客户的需求信息和要点。我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下别人的询问，而不是所有的笔记。
五. 电话
一次电话，要达到一个目的。另外如果沟通得比较愉快地话，主动约客户下一次电话沟通的时间。
对于电话英语，听力要练好。很多时候说不是障碍，听力却是。不同的口音不同的风格能让你抓狂。南美洲客户p发b的音，t发d的音。中东客户就更绝了，but发成“不特”。
另外我想说的是很多时候我们听力不佳真正的原因不在于听力本身，而是你的耳朵对英语不敏感。训练好耳朵的敏感度吧，理想化的效果就是让他们象别人喊你的英文名一样敏感。打电话切记听不懂装懂，那样客户会感觉出来，而且你会漏掉很多有用信息。实在听不懂的内容可以请对方在邮件里告知。
六. 传真的威力
在信息化高度普及的今天，传真依然有效。你可以尝试把开发信的内容做成传真发然后看看效果。
但是注意千万别把整堆信息传过去，别人在紧张的工作中看到那么多页纸会被你吓坏。
跟进中使用传真的好处是更正式，运载着更重要的信息。另外美观的传真抬头会为公司的形象加分不少。
七. 传统的信件
如果这个客户对你比较重要，你很想建立起足够的信任，你可以试试手写一封信，并附上一份印有公司标识的小宣传品。
别急着对这个建议评论，我只想知道，你是否真的尝试过？（你应该也给客户快递过样本，自己想想是不是比你在Email中发电子档的catalog效果要好？）
这样做是因为我们知道：顾客会因为这些细节对你产生更深的印象。
八. 正确地使用网络工具
看过业务员在这方面犯过太多错了。比如用google搜索不知道用google.com而是用google.cn （我只有在一种情况下才会去用google.cn，那就是使用google.cn主页的语言工具的翻译网页地址功能。