1.买家名字不要写错
英文名字一不小心就容易拼错打错，往往拼写错误自己不知道，但买家一眼就能看出来。如果把买家的名字打错了，买家对你的第一印象恐怕要大打折扣了，因此写邮件时要细心，避免拼写错误。
2.称呼
很多人喜欢用DEAR XX，很多买家也喜欢这样称呼，尤其一些欧洲人。如果买家喜欢这样，也无妨。但如果与买家熟悉了，可以不用这样称呼，可以换成HI、HELLO这样显得不会过于正式。
3.问候语
偶尔或者偶然的邮件沟通，可以用上“HOW ARE YOU TODAY, HOW ARE YOU DOING? 或者 I WISH YOU ARE DOING WELL。在日常频繁来回的邮件沟通中，一般都不需要。
4.言简意赅
邮件正文表达最关键的是要做到语言简洁、意思明了，切忌长篇大论、啰啰嗦嗦。用最简单易懂的语言，将意思表达清楚、到位。多余的话，啰嗦的话能省则省。另外，尽量避免大段文字，长篇幅到底，可以采取分段，分层。同时，将最需要表达的意思放在前面，不要前面来一大堆寒暄的东西，最后来一句你要他发L/C，可能买家都没有看到最后。
5.做到不卑不亢
切忌在买家面前过分谦卑，这一点非常重要。虽然我们始终要将买家摆在第一位，但过分的谦卑会让你丧失主动权，特别是在一些问题谈判的时候会更加被动，不要让买家有高高在上的感觉，更不能让买家感觉我们求他做生意，求他下单。做生意是买卖，是平等的，我们需要买家，买家同样需要好的供应商，没有供应商的支持，他们也很难成功。水能载舟，亦能覆舟，同样的道理。
6.适当时候要懂得拒绝买家
要敢于SAY NO，对于买家的一些过分要求，超出公司底线的要求，必须要拒绝。做业务不能做老好人，什么都答应买家，这样让买家觉得你没有原则，没有底线，很容易欺负你。这次延长付款，下次就会取消订单。谈好的东西，比如什么时候付款，什么时候给L/C，就必须按照谈好的去做，同样对我们自己也是，答应的就必须兑现，要么不要答应。不要轻易许诺，许诺的就要做到。不过，在拒绝买家的时候，避免过于生硬、强硬，不要让买家无法下台，可以采取一些委婉的说法来拒绝买家。
7.邮件排版效果要让人看起来舒服
包括字体选用，字体大小，篇幅长短，格式等等。买家每天收到上百封邮件，很多邮件都没有时间看，如果你的邮件一看就让人不舒服，买家是不会继续看下去的。针对不同类型的买家，可以有不同的版式风格和语言风格。
8.邮件要写的大方得体，让人感觉很专业
不要让买家感觉你是新手上路，这样难以建立买家对你的信任。如何大方得体，需要大家平时多下工夫提高邮件水平，多借鉴人家好的东西，并从买家那里学习、取经。
9.让买家清楚记得你的好
对于买家提出的一些要求、改动，有时候即使我们能够轻松地做到，也不需要轻易答应买家。如果你帮了买家忙，一定要让他清楚并记住你的好，你费心费力去帮他，就要让他觉得亏欠你的，这样有困难的时候买家才会帮你，有订单才会想到你。
10.任何的文字都比不上声音来得真切
邮件的沟通虽然很普遍，但有些时候通过电话沟通，能够进一步加深大家的印象和感情。在进行了一段时间的邮件沟通后，如果你想进一步加深与买家的关系，不妨多给他（她）打几个电话，不仅聊订单，还可以聊工作，聊生活，聊兴趣。
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