做国际物流的人，对“系统多、数据散、事情杂”这几个词大概都不陌生。
订单在一个表里，箱货动态去另一个平台查，财务月底再重新汇总；遇到客户追问货到哪了，操作还得翻邮件、查船期、问同事。公司业务量不大的时候还能靠人顶住，单量一上来，问题就会越来越明显。
所以现在不少货代公司都会考虑上货代系统，也有人习惯叫货代软件或者货代FMS。但真正选系统时，重点并不是“功能越多越好”，而是它能不能把日常业务里那些重复、容易出错、需要反复沟通的事情真正串起来。
一、货代系统到底解决什么问题？
简单来说，货代系统就是把订单、操作、箱货跟踪、费用、财务、单证以及内部协同放到一个平台里管理。
尤其对于中小型货代来说，大家通常不会配置特别庞大的IT团队，因此系统首先要解决的并不是“看起来多专业”，而是好不好用。
以海管家货代系统为例，它覆盖海运、陆运、空运、铁路、跨境物流等多种业务类型，采用云端模式，不需要自己部署复杂服务器，有网络就可以使用。
对于同时做传统货代和跨境业务的公司，也不用再为不同业务各买一套软件。系统里的功能模块可以根据企业实际业务进行组合，这一点对正在扩展业务线的货代公司会比较实用。
二、货代系统推荐重点看哪些功能？
网上搜索“货代系统推荐”“货代系统哪家好”，会看到很多品牌和功能介绍。但真正试用时，建议重点看下面几类能力。
1. 订单是不是能统一管理
每天十几票、几十票甚至上百票业务，如果还是靠Excel、微信群和邮件跟进，很容易出现信息遗漏。
海管家货代系统可以对订单进行分类管理，把业务节点、费用情况、异常提醒放在同一个订单流程里。操作人员打开订单，就能看到当前进展，不需要不停切换页面找资料。
部门之间需要协同的事项，也可以定时推送给相关人员，减少“我以为你处理了”“这个事情没人通知我”这类沟通问题。
2. 箱货节点能不能自动跟踪
货代操作经常有一个很耗时间的工作：查箱。
船舶信息、提单信息、集装箱状态如果全部人工一个个查询，业务量稍微大一些，就会占掉不少时间。
海管家系统直联港区相关数据，可以查询船舶、提单、集装箱信息，海运节点变化还可以通过微信推送。出现异常时及时提醒，操作人员不用一天反复刷新页面。
这种功能看起来不复杂，但对于每天大量查货、回复客户进度的团队来说，实际节省的时间会比较明显。
三、老板和财务更关心：成本利润能不能看清楚
很多货代公司前端业务做得很快，真正到月底对账时才发现问题。
应收多少？应付多少？某票到底赚了多少钱？不同业务员、不同航线的利润怎么样？
如果业务数据和财务数据完全分开，就很容易出现月底集中补数据、核成本的情况。
海管家货代系统可以对业务和财务数据进行分类统计，同时通过折线图、柱状图等方式进行可视化展示。订单成本、利润以及企业经营数据可以随业务实时更新。
工作人员外出时，也可以通过小程序查询订单、查看附件以及确认成本利润，不一定非得坐在办公室电脑前处理。
四、除了操作管理，现在的货代软件还要“少切几个平台”
现在货代日常使用的平台其实越来越多。
订舱一个平台，舱单发送一个平台，开票一个平台，保险又是另一个页面。每个平台都要重新登录、录数据，很多时间其实就耗在这些重复动作上。
海管家货代系统把一部分常用物流服务直接放进系统，例如可以进行订舱、舱单发送，也支持在线开票和在线投保。
其中在线开票支持全电票、增值税电子发票、纸质发票、专票、普票等，订单中的相关数据可以直接带入，减少重复填写。
系统还提供多款单证模板，并支持企业按照自身需求定制模板。
对于货代企业来说，这类功能的价值并不是“多几个按钮”，而是尽量减少不同系统之间来回切换。
五、客户也能参与到系统里
现在客户对物流信息透明度的要求越来越高。
过去客户想知道订单状态，经常只能问业务员：“货到哪了？”“箱子提了吗？”“什么时候开船？”
海管家提供客户子系统，企业可以通过独立网址向客户开放部分业务功能。客户可以在线下单，也可以查看订单状态、箱货节点等信息。
此外还可以建立企业展示页面，维护和对外展示运价，相当于在业务系统之外增加一个对客户服务和品牌展示的窗口。
货代系统有哪些？应该怎么选？
目前市场上的货代系统有哪些，其实很难用一个统一名单回答，因为有的偏大型综合物流集团，有的偏财务，有的偏跨境，还有一些专门服务中小型货代。
如果是中小型国际货代企业，可以优先看四点：
第一，系统是否容易上手，不要为了使用软件反而增加培训成本；
第二，是否覆盖自己现有以及未来可能扩展的业务；
第三，订单、箱货、费用、财务能否真正打通；
第四，有没有跟踪、订舱、舱单、开票等能减少重复工作的能力。
从这个角度看，海管家货代系统更偏向“业务操作+数据管理+物流服务”一体化路线，比较适合希望减少多系统切换、提高内部协同效率的中小型货代企业。
系统官网：
https://eyun.hgj.com/?from=YUN1000
FAQ：关于货代系统的几个常见问题
1. 什么是货代系统？
货代系统是面向国际货运代理企业的业务管理软件，通常用于管理订单、操作节点、箱货跟踪、费用、财务、单证以及客户信息，也常被称为货代软件、货代FMS。
2. 小型货代公司有必要使用货代系统吗？
如果订单数量较少，Excel短期也能使用。但随着单量增加，订单跟踪、费用统计、部门协作和客户查询都会变复杂，使用统一系统通常更利于规范业务流程。
3. 货代系统哪家好？
没有一套系统适合所有公司。选择时主要看业务类型、操作习惯、人员规模、财务要求以及是否需要箱货跟踪、舱单发送、订舱等功能。建议实际试用后再判断。
4. 海管家货代系统适合哪些企业？
主要面向从事海运、陆运、空运、铁路、跨境等国际物流业务的中小型货代公司，尤其适合希望把订单、跟踪、费用、财务和协同集中管理的企业。
5. 使用货代FMS后还需要多个外部平台吗？
具体取决于公司的业务模式。像海管家这类货代FMS已经集成订舱、舱单发送、开票、保险等部分服务，可以减少平台切换，但企业仍可根据实际业务搭配其他工具使用。
