保密“术语”篇
涉密会议是指相关业务部门组织的涉及商业秘密的研讨、汇报、座谈、答辩、验收、评估和鉴定等会议活动。分为核心涉密会议、重要涉密会议、一般涉密会议共三个密级。
一、会议准备阶段
1.核心涉密会议应在公司涉密会议室召开，会议召开前，主办单位应对会议场所设备进行检查，会议不得使用不具备保密条件的电视电话会议系统或其他设备装置，确需使用应经保密检查，检查完成后应关闭会议室，严防无关人员在会议召开前进入；如确需在非公司场所召开核心涉密会议的，会议主办单位至少需在会议开始前两天制定保密管理方案，并在会议开始前落实。
2.会议主办单位应在会前进行保密提醒并明确保密要求（如在会邀邮件中明确）。
3.会议主办单位应加强会议使用文件资料起草、审核、印刷、发放等环节的保密管理，及时准确定密，严格规范程序，严格监督，确保不出现纰漏。主办单位对能否记录、录音、录像及传达范围等事项应事先做出明确规定。
4.核心涉密会议原则上禁止非会议参会人员代替参会，若必须安排代参会，须经会议主办单位同意并备案。
5.核心涉密会议原则上不得远程参会，如确需远程参会应使用公司授权的会议系统参会（所有远程参会人员优先使用腾讯会议企业版实名入会，即通过隆易端入会，设置会议密码等），远程参会方式（包括但不限于会议链接、会议号码等）由主办单位通过点对点方式发送对应参会人员，严禁他人二次转发；远程参会人员应实名制独立参会，参会场所安全可控，无会议泄密风险；对于远程参会人员，原则上全程打开摄像头（因出差等客观原因无法实现的可提前报备会议主办方）。
6.对于会议内容特别重要、保密程度要求特别高的会议，会议主办部门应制定专项/临时保密方案，增加防护措施（如：会议场所技术检测、严格限定参会人员、加设安保人员等）。
二、会议进行阶段
1.会议开始前向参会人员宣贯保密管理要求，核心涉密会议应对参会人员的手机、平板电脑、录音笔等具有摄录功能的电子设备进行集中管理，严禁与会人员私自带入。
以下会议符合条件的参会人员手机等可不做统一管控：
（1）与会人员总计不超过十人的；
（2）上级组织负责人参加下级组织会议的，如集团董事长、总裁、副总裁等参加各中心/事业群涉密会议，中心/事业群/事业部负责人参加各下级组织核心涉密会议的；
（3）业务条线专业会议，上级组织负责人参加下级组织会议的，如集团人力资源中心负责人参加事业部/中心人力资源会议的；
（4）核心涉密会议为各类委员会组织的会议，无需对委员会成员管控，但非委员会人员需统一管控。
2.会议主办单位应对会议场所进行保密检查，及时发现泄密风险和制止违规行为；
3. 未经主办方允许，严禁与会人员私自拍照、录音、录像、记录主办单位不允许记录的信息。
4.对会议所用涉密资料应进行编号，发放时现场登记，会议纪要应进行脱密处理，若无法进行脱密处理，应按涉密载体的管理要求，对会议纪要进行密级标注，同时严格控制发放范围。
三、会议结束阶段
1.做好涉密资料的清理检查工作，会议结束后应对会场进行全面检查，回收涉密会议资料并逐一登记，清除白板等书写痕迹，删除公用电脑文档资料等。
2. 核心涉密会议所有对内外信息，包括但不限于宣传稿、会议纪要等统一由主办单位输出，严禁任何单位及人员未经主办单位允许私自传播会议相关信息。
3.对会议的传达时间和传递范围做出明确规定的，应按规定范围进行传达，任何单位和个人不得擅自扩大范围；未经主办单位同意，不得进行内外部传播。
四、参会人员管理
1. 参会人员应自觉遵守公司保密管理要求，了解和执行保密规定。
2. 不得擅自委托其他人代替参会，不得擅自记录、录音、拍摄；不得擅自携带手机及其他通信设备进入会议场所。
3. 会议结束后不得擅自留存涉密文件资料，不得随意将会议内容告知无关人员，无传达义务的不能传达，需要传达的要按控制范围知悉。
4. 会议主办单位应加强对会议保障人员（如：翻译、IT、服务等人员）的培训和管理。
五、会议室配置
鄂尔多斯隆基办公楼已设置6个涉密会议室，会议室设备齐全，配置有手机存放柜，可用于召开涉密会议。
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撰稿人：郭小川、李广旭
校稿人：李 洋
审核人：魏雁青
