Part Two : Private Victory
第五章 习惯三：要事第一——自我管理的原则
4.别让琐事牵着鼻子走
使用下面这张表可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以下四种。（见表5-1）
这张表告诉我们，紧急意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于私人工作。
他们不会让电话那头的人苦等，但却会让办公室里的人干坐着直等到他们打完一通长长的电话。
紧急之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。
重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。
在时间管理矩阵中，第一象限事务既紧急又重要，需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。有人觉得，这类事务会消耗大部分的时间和精力，他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。（见图5-1）
如果你过分注重第一象限事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。这就像是冲浪一样，来了一个大问题，把你从冲浪板上打到水里，你好不容易重新爬上去，但是下一个问题又来了，于是你又重重地摔了下来。
有些人每天都在应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类既不重要也不紧急的事务来逃避现实，稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90％的时间花在第一象限事务上，而余下的10％中的大部分则用在第四象限事务上，用在第二和第三象限事务上的时间则少之又少，几乎可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活。
还有一些人将大部分时间花在紧急但并不重要的第三象限事务上，却自以为在致力于第一象限事务。他们整天忙于应付自认为十分重要的紧急事件，殊不知紧急之事只是别人的要事，对别人重要，对自己就不一定了。（见图5-2）
有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四象限事务上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。（见图5-3）
高效能人士总是避免陷入第三和第四象限事务，因为不论是否紧急，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二象限事务来减少第一象限事务的数量。（见图5-4）
第二象限事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。
按照彼得·德鲁克（PeterDrucker）的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维方式是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧急事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但是并不紧急的事务上，即第二象限事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。
有了时间管理矩阵，现在花几分钟回顾一下本章开头的问题。请查看自己的答案属于以上哪一象限事务？重要而紧急吗？依我推测，答案多半是第二象限。因为重要，才会使生活大为改观，却因为不够紧急，所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行，效能便会大为增进。
我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题，他们一致认为，与承租购物中心的各商店老板建立良好关系，最有助于业绩进展。这属于第二象限事务。
但经过调查发现，他们只有不到5％的时间用在这上面。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽，也不外乎收账、讨论分摊广告费等令对方不快的事。
至于承租业主则各有一本难念的经，他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题，而不是制造问题。
于是购物中心方面决定改弦更张，在理清经营目标与当务之急后，就以1/3的时间，改进与各商店的关系。施行了1年半左右，不但业绩提高4倍多，经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问，不再是监督者或警察。
因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇，抑或企业负责人，只要能确定自己的第二象限事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。在时间管理领域称之为帕雷托原则（ParetoPrinciple）——以20％的活动取得80％的成果。
5.勇于说“不”
若要专注于要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。
人各有志，各有优先要务。必要时，应该不卑不亢地拒绝别人，在紧急与重要之间，知道取舍。
我妻子曾经受邀担任一个社区主席。其实有很多别的重要事务等她完成，但是迫于压力她最终还是接受了邀请。
之后她打电话给一位闺蜜，询问对方是否愿意参加委员会。对方认真听了很久后说，“桑德拉，这个计划听起来很不错，确实值得一试。我非常感激你让我参与，但是我现在确实不能参加，我想让你知道我真的非常感谢你邀请我。”
桑德拉本已做好了一切准备，但只欠一个礼貌的拒绝。她告诉我她真希望自己当时也能拒绝。
我绝不是说你不能参与公共事务，那很重要。但是你要了解当务之急，然后对其他事不卑不亢、有礼貌地说“不”。你这样做是因为内心清楚，要做更紧急的事。“最好”的敌人其实是“不错”。
时刻牢记你要拒绝，有时可能是拒绝生活中紧急的事情，甚至是很重要的事。但是即使它们还不错，却会阻碍你把其他事情做到最好。
我在一所规模很大的大学任师生关系部主任时，曾聘用一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天，有件急事想拜托他。
他说：“你要我做什么都可以，不过请先了解目前的状况。”
他指着墙壁上的工作计划表，显示超过20个计划正在进行，这都是我俩早已谈妥的。
然后他说：“这件急事至少占去几天时间，你希望我放下或取消哪个计划来空出时间？”
他的工作效率一流，这也是为什么一有急事我会找上他。但我无法要求他放下手边的工作，因为比较起来，正在进行的计划更为重要，我只有另请高明了。
我们一天中可能会同意或拒绝很多次。因此以原则为中心和关注个人使命宣言，我们就有足够的智慧做出判断。
我的训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。我常问受训人员：你的缺点在于——无法辨别事情重要与否？
无力或不愿有条不紊地行事？缺乏坚持以上原则的自制力？
答案多半是缺乏自制力，我却不以为然。我认为，那是“确立目标”的功夫还不到家使然。而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。
这种人十分普遍。他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活中心，又缺少个人使命宣言。由于欠缺适当的指引，他们努力休假，努力做到符合原则的态度和行为，但却没有想过去检验一下作为根基的基本思维方式，因而他们带着伪面具，外在表现的也许内心并不认同。
以配偶或金钱、朋友、享乐等为中心，容易受第一与第三象限事务羁绊。至于自我中心者难免被情绪冲动所误导，陷溺于能博人好感的第三类活动，以及可逃避现实的第四象限事务。这些诱惑往往不是独立意志所能克服，只有由至诚的信念与目标出发，才能够产生坚定说“不”的勇气。
按照建筑学来说，功能决定外观。同样道理，领导决定管理。你对待时间和要事的方式决定了你怎么利用时间。如果你的要事基于原则和个人宣言，那么它们就会入心入脑，你会乐于把时间花在第二象限事务上。
如果内心不够坚定，很难拒绝第三、第四象限事务的诱惑，只有当你有意识检查日程，有想法重新确立以原则为中心的事情，才会拥有足够的独立意志真诚地拒绝。
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